1. Che cos'è Firekeeper

Un gestionale completo: dalla prima telefonata all'ultima fattura, contabilità compresa.

Firekeeper tiene insieme tutto quello che oggi vive sparso tra fogli Excel, e-mail e block-notes: i clienti e i fornitori, le richieste, i preventivi, i lavori, gli acquisti, il magazzino, le consegne, le fatture elettroniche, la contabilità completa in partita doppia, la banca, il bilancio, le persone e il loro tempo, il negozio online.

Questo manuale segue l'ordine del menù dell'app: prima le pagine operative (Home, richieste, preventivi, commesse, interventi, timesheet, Sentinella), poi acquisti e magazzino, la fatturazione, la contabilità, le anagrafiche, il negozio online, gli strumenti — e in chiusura le funzioni trasversali: contratto e firma, notifiche, email, impostazioni, cestino e l'uso dal telefono.

2. Il flusso di lavoro

La vita di un lavoro, dall'inizio alla fine — quando lo fai tutto; ogni pezzo funziona anche da solo.

Ogni passaggio eredita i dati dal precedente: dal preventivo accettato nascono commessa, contratto da firmare e ordini ai fornitori (anche da soli, se accendi il pilota automatico); dal preventivo o dalla fattura nasce il DDT — e dal DDT nasce la fattura, anche riepilogativa di più consegne. Niente doppi inserimenti, niente errori di ricopiatura.

E non sei obbligato a farlo tutto. La catena si prende dove ti serve: chi fattura e basta parte dalla fattura; chi vende servizi salta magazzino e DDT e va da preventivo a progetto a fattura (o a canone mensile); chi ha già i clienti acquisiti non passa dalle richieste. Ogni pagina funziona da sola — e quando due si toccano, i dati passano da soli.

3. I ruoli e i permessi

Ognuno vede solo quello che gli serve — e i segreti aziendali restano segreti.

I ruoli si chiamano come li vedi nell'app — Direzione, Commerciale, Tecnico, Magazzino e Cliente — e li puoi ribattezzare dalla Terminologia nelle Impostazioni.

DIREZIONE il titolare: vede e comanda tutto, compresi costi e margini.
COMMERCIALE il venditore: gestisce clienti, richieste, preventivi e commesse — ma non vede mai costi d'acquisto, fornitori e margini.
TECNICO la squadra sul campo: vede i propri interventi e carica le proprie note spese.
MAGAZZINO l'uomo del magazzino: la sua app dedicata (fatta per lo smartphone) gli mostra cosa preparare, quanto e dove trovarlo — mai prezzi, costi o margini.
CLIENTE il committente: dal suo portale vede solo le proprie pratiche.

A questi si aggiunge il ruolo Dipendente: la persona che segna le proprie ore e chiedere ferie e permessi, da un portale ridotto pensato per il telefono. Lo trovi spiegato nel capitolo del Timesheet.

* con gli interruttori delle Impostazioni: il Commerciale vede gli ordini SOLO dentro le sue commesse (mai i costi), e il Magazzino emette il DDT solo se la Direzione glielo concede. E la regola più importante: il Commerciale vede solo i clienti che ha in carico — e con loro i preventivi, le commesse, le fatture e le richieste di quei clienti. Un cliente senza venditore resta della Direzione.

4. Home — il quadro comandi

La prima pagina della giornata: come va l'azienda, in una schermata.

Il dato-manifesto: il fatturato del mese

In cima, grande, il fatturato del mese corrente con il confronto sul mese precedente (▲ o ▼ con la percentuale) e il numero di fatture emesse. Sotto, la barra di calore: quanto scalda questo mese rispetto al mese migliore del semestre, con una tacca che segna la media — un colpo d'occhio che il numero da solo non dà. Accanto, l'andamento degli ultimi sei mesi in miniatura.

I quadranti

• Da incassare — quanto ti devono i clienti, con il numero di partite aperte.
• Da pagare — quanto devi ai fornitori, con le scadenze aperte.
• Commesse aperte — quanti lavori hai in casa, sul totale.
• Prossima IVA — fra quanti giorni scade l'F24 della liquidazione: si accende quando la scadenza si avvicina.
• Sovraccarichi e Timesheet mancanti (col modulo Risorse) — le persone caricate oltre la capacità e quelle che non hanno dichiarato le ore: i due segnali della squadra, letti dagli avvisi del giro notturno. Si accendono d'ambra quando c'è da guardare.

Il consiglio del giorno

Sotto i quadranti, l'Assistente ti suggerisce la mossa più utile del momento — con il collegamento alla pagina giusta. Come per tutte le funzioni AI di Firekeeper: propone, decidi tu.

I pannelli e le scadenze

• Andamento fatturato — il grafico del semestre con totale, media mensile e mese migliore.
• Commesse in corso — le commesse attive con valore e margine in percentuale (verde o rosso), ognuna con la sua barra.
• Prossime scadenze — il registro delle rate in arrivo: data, descrizione, «fra quanto» (con l'etichetta che diventa ambra e poi rossa quando urge) e importo.

In fondo, i tasti rapidi per le azioni di ogni giorno: nuovo preventivo, nuova fattura, registra incasso, nuova commessa, ordine fornitore.

5. Gestione richieste

La porta d'ingresso: ogni contatto diventa una pratica tracciata.

Come funziona

• Nuova richiesta: la agganci a un cliente esistente oppure registri solo il contatto (nome, telefono, e-mail) — il cliente vero lo creerai se si va avanti, con un click su "Crea cliente da contatto".
• Ogni richiesta ha uno stato — Nuova → Cliente contattato → Preventivato → Accettata/Rifiutata, più In sospeso e Non in target per i casi che aspettano o non fanno per te — e una priorità.
• La Bacheca: la vista principale è una lavagna a colonne (Nuove · Contattato · Preventivato · In sospeso · Esito) dove le richieste si spostano trascinandole; sopra, i contatori che contano — ferme oltre 3 giorni, valore in gioco, percentuale vinte. Chi preferisce l'elenco classico lo trova nella linguetta accanto.
• Dal dettaglio, il bottone "Crea preventivo" apre direttamente un preventivo già collegato alla richiesta.
• Le richieste chiuse finiscono da sole nell'Archivio; quelle sbagliate si mandano nel Cestino.
• Il form del sito arriva da solo: chi compila il modulo di contatto sul sito web diventa una richiesta «Sito web» in lista, all'istante, con avviso su Slack — nessuna email da ricopiare, nessun lead perso alle undici di sera. E arriva fatta bene: riferimento parlante («Mario Rossi — ACME Srl»), priorità Alta (rossa in lista: un lead dal web è caldo), la voce scelta nel menu «Cosa ti serve» coi metri quadri, e le parole del cliente tra virgolette. Gli acquisti del negozio online invece qui non compaiono: quelli sono già ordini fatti e vivono nello Store, con la loro corsia.
• Azienda e P.IVA dentro la richiesta — dal form arrivano da sole, a mano le scrivi nei campi appositi (anche in modifica). E qui il colpo di scena utile: premi «Crea cliente da contatto» e il modulo si apre già compilato — l'azienda come ragione sociale, la P.IVA nel campo giusto (o nel codice fiscale, se non è una partita IVA: lo capisce da solo). Un clic e il lead è diventato cliente, senza ribattere niente.
• Assegnazione ai commerciali: nella scheda della richiesta il campo «In carico a (commerciale)» — lo gestisce solo la Direzione (gli altri lo leggono): ogni richiesta ha un responsabile chiaro, deciso da chi comanda. In tendina ci sono commerciali e admin: nei fatti, chi guida l'azienda spesso vende anche.

6. Preventivi

Dal listino al PDF in pochi click.

Le righe del preventivo

• Dal listino: scegli un prodotto e la riga entra con prezzo e caratteristiche (dimensioni, colore, finitura…) fotocopiati. Se il cliente ha una fascia di listino assegnata, il prezzo arriva già scontato/ricaricato per lui.
• Ricerca fulminea: cerca il prodotto per nome, descrizione o codice, oppure filtra per fornitore per restringere il campo — e carichi altri risultati solo quando ti servono. Funziona liscia anche con cataloghi da decine di migliaia di voci, così non perdi tempo a scorrere.
• Riga libera: scrivi a mano descrizione e prezzo, per le voci fuori catalogo. Se poi vuoi tenerla, "Aggiungi al listino" la trasforma in prodotto vero.
• Servizio (trasporto, montaggio, smaltimento…): una voce speciale che non è un materiale — vedi sotto.
• Ogni riga ha quantità, sconto percentuale e le caratteristiche modificabili al volo.

La voce Servizio: trasporto e montaggio senza pensieri

Il tasto "Aggiungi servizio" inserisce le voci che il cliente paga ma che non sono merce: trasporto, montaggio, smaltimento, pratiche. Firekeeper le tratta nel modo giusto lungo tutta la filiera, da solo:

• Cifra fissa o percentuale: scrivi l'importo, oppure una % sul subtotale materiali — il calcolatore ti mostra subito la cifra ("8% di 5.230 € = 418,40 €") e salva la cifra, non la percentuale: il preventivo resta una fotografia, anche se poi le righe cambiano.
• Entra nei totali e in fattura: è un ricavo, il cliente la paga come le altre voci.
• Non genera mai ordini ai fornitori e non finisce in bolla: il montaggio non viaggia su un camion. Nel piano "Genera ordini" te lo dice chiaro e tondo, così non ti chiedi mai "dov'è finito?".

Scatole intere, senza pensarci

Se un prodotto si compra e si vende a scatole (l'hai impostato nel listino, campo "Per confezione"), Firekeeper ci pensa da solo già nel preventivo:

• Quando lo scegli dal listino, la quantità parte da una scatola intera.
• Quando cambi la quantità, la arrotonda per eccesso alla scatola: chiedi 10 mq con scatole da 3 → diventano 12 mq (4 scatole), con un avviso chiaro. Sotto la quantità resta scritto 4 scatole, così vedi sempre a colpo d'occhio quante ne stai vendendo.
• Il prezzo segue la quantità, quindi l'avanzo lo paga il cliente: niente mq regalati, niente conti a mano, e quando genererai l'ordine al fornitore i numeri combaciano già.

Dal preventivo agli ordini fornitore

Dal preventivo accettato, il tasto "Genera ordini" prepara un ordine per ogni fornitore con le quantità già a posto. Prima di creare nulla ti mostra il piano, riga per riga:

• I prodotti composti (es. la scrivania = piano + gambe) vengono spacchettati nei loro pezzi, ognuno ordinato dal fornitore giusto.
• Le quantità si arrotondano alle scatole e, se lo stesso pezzo serve in più righe, si sommano prima di arrotondare: ordini una scatola, non una per riga. Ogni riga ti dice "servivano 4 → 6 (1 scatola)", così è tutto trasparente.

Il PDF

Un click su "Genera PDF" produce il documento con logo e dati aziendali, righe con codici e caratteristiche in piccolo, totali e condizioni. Pronto da mandare al cliente.

Invia al cliente con un click

E per mandarlo non serve nemmeno uscire da Firekeeper: il tasto "Invia al cliente" apre la mail già pronta — destinatario e indirizzi in copia presi dall'anagrafica del cliente, oggetto e testo già scritti, PDF allegato in automatico. Tu la guardi, ritocchi quello che vuoi e premi Invia.

• Tutto modificabile al volo: prima di spedire puoi cambiare il destinatario, aggiungere o togliere indirizzi in copia, riscrivere oggetto e messaggio. L'anagrafica non viene toccata: vale solo per quell'invio.
• La mail parte a nome della tua azienda e il preventivo passa da solo allo stato Inviato: niente copia-incolla, niente allegati dimenticati.

Stati e strumenti

• Una sola barra dei comandi: preventivo, fattura e DDT hanno la stessa testata — "← indietro" a sinistra e in alto a destra solo i tre comandi che usi sempre (avanzamento di stato, Invia, Genera PDF) più il menù "Altro" con il resto (generazioni collegate, Duplica, ed Elimina sempre in fondo). Stessi nomi, stesso ordine, niente file di bottoni che vanno a capo. Il titolo del documento vive dentro il riquadro dei dati, ordinato. Impari un editor, li sai usare tutti.
• Il preventivo vive per stati: Bozza → Inviato → Accettato / Rifiutato / Scaduto. Le liste separano i documenti veri dalle bozze in lavorazione.
• Accettato = blindato. Un preventivo accettato è un accordo col cliente, e da lì possono essere nati ordini e commessa: per questo si blocca da solo (banner + velo, come la fattura trasmessa). PDF, Genera ordini, Duplica e la scheda Contratto restano vivi; per modificarlo davvero devi passare da "Sblocca la modifica", che ti avverte dei rischi — spesso la strada pulita è duplicare il preventivo e far accettare il nuovo.
• Duplica: un click e hai una copia in bozza con data di oggi — perfetto per lavori simili o revisioni.
• Sconto per riga e sconto globale sul totale (in percentuale o in euro), con la scelta se mostrarlo esplicito al cliente o applicarlo in silenzio.

7. Commesse

Il quartier generale di ogni lavoro.

Dentro una commessa trovi

• Testata: cliente, stato, date, descrizione.
• Economia (solo Direzione): valore, costi ordini, spese e margine calcolati da soli.
• Preventivo collegato, fatture e DDT della commessa, ognuno con il suo stato.
• Ordini fornitori: cosa è stato ordinato, a chi, con che stato di consegna.
• Picking list e materiali dal magazzino: cosa va preparato e cosa è già stato prelevato, col costo vero (capitolo 12).
• Foto e documenti: sopralluoghi, disegni, bolle — trascini i file e restano lì.
• Note e spese di lavorazione.
• Ore di lavoro: le ore caricate sulla commessa, col loro costo dentro il margine — e il tasto «Genera fattura dalle ore» per la fatturazione a consuntivo.
• Chi ci lavora (col modulo Risorse): le persone allocate sulla commessa, il pianificato accanto alle ore effettive — e chi ci sta lavorando fuori pianificazione (capitolo 9).

Fatturazione a SAL — fattura mentre il lavoro avanza

Nei lavori lunghi non si fattura tutto alla fine: si fattura a stato avanzamento. Il pannello "Fatturazione a SAL" della commessa usa il Valore commessa come contratto e ti mostra sempre la barra di avanzamento: contratto, fatturato, residuo. Con "+ Nuovo SAL" scegli come fatturare: a percentuale ("30% del contratto" — l'importo lo calcola Firekeeper), a importo secco, o saldo finale (tutto il residuo, a chiusura). L'anteprima fa i conti in diretta e il sistema fa da guardiano: mai oltre il 100% del contratto — impossibile fatturare due volte lo stesso avanzamento. Ogni SAL genera la sua fattura in bozza già compilata (numero del SAL, percentuale e commessa in causale): la controlli e la invii come sempre. Puoi anche annotare la ritenuta a garanzia (la % che il committente trattiene fino a fine lavori): finisce in fattura, nero su bianco. E se ci ripensi, annulli il SAL con una ✕ — la bozza si cancella da sola e il contatore torna indietro (se la fattura è già partita per l'SDI, niente scorciatoie: nota di credito, come vuole la legge).

E per chi vende tempo: una voce di listino con unità di misura "ora" o "giornata", senza fornitore e senza giacenza, è già un servizio perfetto — preventivo, progetto e fattura la trattano come qualunque altra voce.

Se una commessa salta

Capita: il cliente ci ripensa. Con "Annulla commessa" Firekeeper disfa la catena in un colpo solo — preventivi annullati, ordini fornitori annullati (con l'email di annullo già pronta per i fornitori a cui l'ordine era partito: la controlli e la mandi), merce prenotata liberata (torna disponibile per le altre commesse). I DDT collegati finiscono nel cestino e le fatture in bozza si cancellano da sole. E per le fatture già inviate all'SDI — che per legge non si toccano — Firekeeper ti prepara la nota di credito con un click: storno integrale già compilato, tu lo controlli e lo invii. Resta da guardare solo la merce già arrivata (si gestisce con un reso). Lo stato della commessa, intanto, viaggia da solo: all'accettazione del preventivo passa "In corso", senza che nessuno se ne debba ricordare.

8. Interventi e appuntamenti

L'agenda della squadra sul campo.

• Interventi: le uscite della squadra, ognuna con la sua commessa, il cliente, l'indirizzo, le date e il tecnico assegnato.
• Appuntamenti: gli impegni presi col cliente, nella loro pagina dedicata.
• Il Tecnico apre l'app e vede solo i propri impegni, aggiornandone lo stato man mano.
• Il calendario si può collegare al telefono (link ICS) così gli impegni compaiono nel calendario personale.

Interventi su misura del tuo mestiere

I tipi di intervento non sono fissi: di serie trovi Montaggio, Sopralluogo, Consegna e Assistenza, ma dall'ingranaggio accanto ai filtri l'amministratore crea i SUOI ("Installazione", "Assistenza remota", "Collaudo"…) e spegne quelli che non usa — i filtri e i moduli si adattano da soli. Così la pagina funziona uguale per chi monta cucine e per chi installa server.

Ogni ora sa da quale uscita nasce

Quando il tecnico segna le ore da dentro un intervento, quell'ora se lo porta dietro: nel registro la riga lo dichiara sotto la descrizione — «↳ Montaggio · Bancone reception · 17/07». Così su una commessa con dieci interventi non sai solo che sono servite 60 ore: sai che il montaggio del 12 ne è costate 18 e quello del 15 solo 4 — e da un intervento andato storto si impara qualcosa.

Il calcolo del margine resta per commessa. E cancellare un intervento non cancella le ore — sono state lavorate davvero e restano attaccate al lavoro: perdono solo il riferimento all'uscita.

La pagina del Tecnico: la cassetta degli attrezzi da campo

La home del Tecnico ("La mia giornata") mette su ogni intervento in arrivo i tasti da campo, pensati per il telefono. "Portami lì" apre il navigatore sull'indirizzo del lavoro; "Chiama" e "WhatsApp" raggiungono il cliente in un tocco (il numero arriva dalla sua scheda); "Segna ore" apre il timesheet già puntato sulla commessa dell'intervento — data, ore, mansione proposta, fine; e "Fatto ✓" chiude l'intervento sul posto: stato a Completato, sparisce dai prossimi impegni, l'ufficio lo vede subito. Gli stessi tasti vivono anche dentro la pagina del singolo intervento — così la cassetta degli attrezzi è sempre a portata di pollice. Meno telefonate "hai finito?", più lavoro tracciato al momento giusto.

Il menù del Tecnico è a bottoni grossi, con in cima la cosa più urgente adesso e il suo contesto per esteso ("Bianchi Srl · Fiera di Rimini — oggi alle 14:30"), poi le fasce: Interventi · Materiali · Timbra, e sotto Ore e Note spese. Ogni voce porta il suo contatore, e i numeri sono veri: quando non c'è niente da contare la pastiglia sparisce del tutto — meglio nessun numero che uno zero acceso, che sembra un guasto.

Materiali: la lista da caricare in furgone

La voce Materiali del menù mostra tutto quello che il tecnico deve caricare per tutti i lavori aperti in una schermata sola, raggruppato per intervento, con la spunta "l'ho preso" su ogni riga — perché il furgone si carica una volta, non lavoro per lavoro. La stessa lista vive anche dentro il singolo intervento, nella sezione "Materiali per questo lavoro": le righe ordinate ai fornitori e la merce del magazzino riservata al lavoro, riunite in un unico elenco. Descrizione, quantità e unità, con un contatore in cima ("3 di 8 caricati"): il tecnico spunta man mano che carica, così non parte dimenticando i pezzi (le spunte sono le stesse nei due posti, e restano lì al prossimo accesso). E anche qui la regola sacra: mai un prezzo — al tecnico serve sapere cosa e quanto, non quanto costa. La lista esce già filtrata sui suoi interventi: i lavori degli altri non li vede.

Il rapportino di fine lavoro: foto, firma e PDF sul posto

Finito il lavoro, il Tecnico lo chiude col rapportino, tutto dal telefono. Nella pagina dell'intervento trova la sezione "Rapportino di fine lavoro": scatta le foto del lavoro — marcate Prima, Dopo o "altra" — e poi fa firmare il cliente direttamente sullo schermo (un riquadro dove si firma col dito), col nome di chi firma. Al salvataggio l'intervento passa a Completato con data e ora, e con un tocco esce la "bolla di fine lavoro" in PDF: intestazione azienda col logo, dati dell'intervento (cliente, commessa, indirizzo, date), le foto prima/dopo e la firma del cliente. Una prova di consegna professionale, generata sul posto, da allegare o mandare al cliente.

Il badge col telefono: entrata e uscita, con luogo e ora vera

In cima a "La mia giornata" il tecnico ha il suo badge — la tessera Timbra, che dice sempre come è messo ("al lavoro da 08:12") e si apre su due tasti, Entrata e Uscita. Al tocco, il telefono chiede la posizione e la timbratura parte — e il pannello dice sempre com'è messa la giornata: "Al lavoro dalle 8:02" o "Fuori servizio — ultima uscita 17:35". Due garanzie di serie: l'orario lo scrive il server, non il telefono (spostare l'ora del cellulare non serve a nulla); e la timbratura, una volta scritta, non si modifica e non si cancella — non c'è proprio la strada nel database, nemmeno per l'amministratore. Se il permesso di posizione è negato o il GPS non c'è, si timbra lo stesso: la mancanza resta agli atti, dichiarata. E la Direzione ha il suo registro del badge: nel Timesheet, la linguetta Timbrature — scegli il giorno e vedi, persona per persona, prima entrata, ultima uscita, ore di presenza calcolate (accoppiando entrate e uscite), i timbri fuori sequenza segnalati, e ogni posizione apribile su mappa con la sua precisione.

9. Timesheet — ore, risorse e allocazioni

Il tempo delle persone: chi ha lavorato quanto, chi lavorerà su cosa, e gli avvisi quando i conti non tornano.

La voce Timesheet (menù Operativo — il nome si può cambiare dalla Terminologia) ha le linguette Ore · Risorse · Allocazioni · Assenze · Avvisi e, in testa, un selettore di periodo condiviso: settimana con le frecce ‹ ›, mese, intervallo da–a a piacere, o «tutto» per lo storico intero. Lo imposti una volta e vale per tutte le linguette insieme. Chi ha il solo modulo timesheet vede le Ore e nient'altro; le altre linguette si accendono col modulo Risorse e allocazioni.

Ore — la plancia del tempo

Chiunque (Direzione, Tecnici, Commerciali, Dipendenti) segna in dieci secondi "oggi, 3 ore e mezza sul progetto X, configurazione server". La Direzione vede le ore di tutti, ognuno vede le proprie. In cima, quattro numeri grandi che rispondono subito — ore totali, ore da fatturare (con quanto valgono in euro), costo del lavoro, quante persone hanno segnato ore. I numeri seguono il selettore del periodo, e ogni numero dichiara il suo orizzonte, sempre scritto sotto («AGOSTO 2026», «TUTTO LO STORICO»): un numero che non dice a che periodo si riferisce è un numero che prima o poi ti inganna. Quando filtri per un lavoro preciso, accanto compare anche il totale «a oggi, su tutta la commessa»: è il numero identico che la Sentinella GATE usa nel margine, così i due non possono mai raccontarti due storie diverse.

• La vista a calendario: il mese a colpo d'occhio — ogni giorno il suo totale, «oggi» evidenziato, e un tocco sul giorno segna le ore con la data già scritta. Le frecce del selettore in testa sfogliano i mesi. Si passa da elenco a calendario con un chip, e l'app ricorda la scelta.
• La bozza: chi segna le ore può scegliere «Salva e invia» oppure «Salva bozza» per rifinire con calma. La bozza la vede solo chi l'ha scritta: finché non la invia, per l'ufficio non esiste — non entra nei totali, nei costi, negli export. Vale per tutti, anche in ufficio.
• Correggi, non buttare: accanto a ogni registrazione c'è Correggi — si riapre la stessa scheda con cui è nata, già compilata, e si cambia quello che serve. Ognuno può correggere le proprie ore; la Direzione tutte. Una correzione non cambia mai un dato che non hai guardato: mansione e tariffa restano quelle scritte, e se un tecnico corregge le proprie ore, il «fatturabile» e la tariffa messi dall'amministrazione restano intatti.
• Le ore in fattura non si toccano: sono stampigliate su un documento fiscale — al posto della matita c'è scritto «in fattura». Se c'è da rimediare, si interviene sulla fattura.
• Filtro per persona e raggruppamento (Direzione): impila le righe per commessa o per persona, ogni gruppo col suo subtotale — ore, costo e da fatturare. «Quanto mi è costato questo cantiere a luglio» e «quanto ha lavorato Mario questo mese» in due click.
• Esporta: il tasto in cima scarica quello che stai guardando — gli stessi filtri, periodo, commessa e persona compresi — in Excel per il commercialista (numeri veri, non testo) e in PDF con l'intestazione della tua azienda, da allegare alla fattura a consuntivo. Il foglio riporta giorno, persona, lavoro, descrizione, ore, fatturabilità, tariffa e valore, col totale in fondo. Una colonna non c'è, ed è voluto: il costo del lavoro — quel PDF finisce sotto gli occhi del cliente, che vede la tariffa che paga, non quanto ti costa chi ha lavorato. L'export legge dal database, non dalla pagina: se un mese ha più righe di quante ne stanno in elenco, nel file ci sono tutte.
• Timbrature: la linguetta col registro del badge (capitolo 8) — per giorno, persona per persona, entrate, uscite, ore di presenza e posizioni su mappa.

Le ore si approvano: chi lavora segna, la Direzione firma

Il tempo è un costo, e un costo va verificato. Ogni registrazione inviata nasce «da approvare»: nella pagina Ore una riga di smistamento dice quante ne aspettano il tuo controllo, le spunti — anche tutte insieme — e decidi. Approvi, oppure rifiuti scrivendo il motivo, che torna a chi le ha segnate così sa cosa correggere. Un rifiuto muto non è ammesso: sarebbe un vicolo cieco.

La regola che governa tutto, ed è una scelta precisa: il costo entra nel margine subito, appena le ore sono inviate — il lavoro è stato fatto e il tempo speso davvero, nasconderlo finché qualcuno firma vorrebbe dire raccontarsi un guadagno più bello del vero. Ma si fatturano solo le ore approvate: chiedere soldi al cliente è un atto che vuole una firma. Le ore rifiutate non contano né come tempo né come costo. E le bozze non contano affatto, finché non vengono inviate.

Nessuno può approvarsi il lavoro da solo, e non è una promessa: è il database a impedirlo. Un tecnico può correggere le proprie ore — quella è la matita — ma se prova a marcarle come approvate, da qualunque strada, la scrittura viene rifiutata. Chi approva resta scritto insieme alla data: sull'ora approvata c'è sempre un nome e un momento. Le ore approvate si bloccano: non si correggono e non si cancellano, come quelle in fattura. Se serve rimetterci mano, le rimetti in attesa e tornano modificabili — con la firma che si azzera, perché quell'approvazione non vale più.

Il costo di un'ora: mansioni, eccezioni, scheda della persona

Il costo del tempo non è delle utenze (quelle sono credenziali): è delle mansioni. Dal bottone Mansioni e costi (solo Direzione) crei le mansioni che vuoi — Operaio, Tecnico specializzato, Progettista… — ognuna con il suo costo orario interno e la sua tariffa di vendita proposta. A ogni persona assegni la mansione abituale (proposta in automatico quando segna le ore, sempre cambiabile ora per ora: la stessa persona può costare da operaio la mattina e da progettista il pomeriggio) e, se serve, un'eccezione personale di costo che vince su tutto — il senior pagato di più a parità di mansione. La scala del costo di un'ora: costo della persona (dalla sua scheda risorsa) → eccezione della persona → mansione dell'ora → default aziendale.

Ore fatturabili: quando le ore si addebitano al cliente

Ogni ora porta due numeri diversi, che non si mescolano mai: quanto ti costa (il costo interno) e quanto vale per il cliente (la tariffa). Il costo entra sempre nel margine della commessa. La tariffa esiste solo se quell'ora è marcata «fatturabile» — e la spunta serve a distinguere come hai venduto quel lavoro:

• Lavoro venduto a corpo (preventivo a prezzo fisso): il cliente paga una cifra pattuita che la manodopera già la comprende. Lì le ore servono solo a sapere se ci hai guadagnato: fatturarle a parte vorrebbe dire farle pagare due volte. Spunta spenta.
• Lavoro venduto a tempo (assistenza a consuntivo, società di servizi, interventi fuori garanzia, varianti e straordinari non previsti dal preventivo): lì le ore sono il prodotto — sono esattamente quello che si fattura, e la tariffa è il loro prezzo di vendita. Spunta accesa.

Per questo la spunta nasce spenta e la vede solo l'ufficio: il tecnico dichiara quante ore e su cosa, il prezzo al cliente non è una sua decisione. L'ufficio, che sa com'è stato venduto quel lavoro, accende la fatturabilità e mette la tariffa — proposta dalla mansione o dal predefinito aziendale, sempre correggibile.

E il rovescio della medaglia, quello bello: le ore fatturabili approvate e non ancora fatturate diventano fattura con un click. Filtra per commessa e compare il bottone "42 h da fatturare → Fattura a consuntivo": nasce una bozza già vestita dai predefiniti, una riga per persona ("Attività su K-2026-015 — Mario Rossi dal 3/07 al 18/07, 24 h × 55 €"), e le ore usate vengono stampigliate con la fattura — non si cancellano più e non si fatturano due volte. Le ore senza tariffa restano fuori e te lo dice chiaro: mai righe a zero.

Risorse — le persone, censite anche senza login

Una persona non esiste solo se ha un accesso all'app: la squadra di montaggio che non la aprirà mai lavora, costa e va pianificata lo stesso. La linguetta Risorse è l'anagrafica delle persone vere: nome, mansione, monte ore settimanale, disponibilità (il part-time al 50% è un numero, non un appunto), date di assunzione e cessazione. Il collegamento all'utenza è facoltativo — e il bottone «Importa dalle utenze» crea in un colpo la scheda di tutti quelli che l'accesso ce l'hanno già, portandosi dietro mansione, costo e perfino le ore già registrate. A ogni utenza interna nuova, poi, la scheda della persona nasce da sola.

Chi va censito qui: chi lavora per noi con un orario — dipendenti, titolari, stagisti, collaboratori continuativi e anche gli interinali (fanno un orario da noi, anche se la busta paga la fa l'agenzia). Le ditte terze a cui si compra una prestazione restano fornitori: i loro costi entrano dagli acquisti, mai da qui. E per gli interinali la regola del costo è una sola: il loro costo entra dalla fattura dell'agenzia, quindi il costo orario sulla loro scheda resta a zero — ed è uno zero legittimo, non un dato mancante: l'app non lo «corregge» mai con la mansione, sennò conterebbe il costo due volte.

• Le categorie sono tue: contrattuale (dipendente, collaboratore, titolare…), reparto (col responsabile, che vedrà le persone del suo reparto), sede o squadra. Le crei dal bottone Categorie, coi colori che vuoi — e c'è il tasto «Metti quelle di serie» per partire in dieci secondi.
• Ogni persona dichiara come si pianifica: a intervento (i tecnici, con date precise), su commessa (progettisti e ufficio tecnico), o struttura (magazzino, amministrazione, commerciale: costo, ore e ferie, ma nessun carico su una commessa singola — così gli avvisi di sovraccarico non sparano mai a vuoto). L'app lo propone da sola dal ruolo, tu puoi sempre correggere.
• Il costo orario ha lo storico (solo Direzione, anche in lettura): ogni cambio è una riga — da quando, quanto, chi l'ha deciso. Il database tiene allineato da solo il costo sul profilo utente e quello sulla scheda, in tutti e due i sensi: due strade, una verità. Lo storico è documentale: i margini usano sempre il costo di oggi.
• Le barre del carico: nell'elenco ogni persona ha DUE barre — Effettivo (dalle ore dichiarate, si scrive da sola) e Pianificato (dalle allocazioni) — blu se scarica, verde in linea, rossa oltre il 100%, sempre col numero accanto. Il raffronto fra le due è il mestiere della regola dello scostamento.
• Due viste, come preferisci: tabella o griglia di schede, e l'app ricorda la tua scelta.
• La scheda della persona: aprendola trovi i numeri della settimana (capacità, effettivo, pianificato, avvisi aperti), la torta della ripartizione — come si è distribuito il suo lavoro fra le commesse (settimana o mese), con la capacità non lavorata come binario neutro — e le linguette con le sue allocazioni, le sue ore, le sue assenze, lo storico dei costi e l'Accesso (da cui crei l'utenza, col ruolo Dipendente proposto).

Allocazioni — chi lavora su cosa, quanto, quando

L'allocazione è l'indicazione che dai: «questa settimana Fabio sta al 50% sulla commessa A e al 50% sulla B». Le ore dichiarate sono poi l'effettivo: il raffronto fra i due è dove nascono le domande giuste — «ti avevo dato 50/50, perché 70/30?».

• Tre modi di pianificare: percentuale della capacità, monte ore totale, ore al giorno — sulla commessa intera o su un singolo intervento. Si pianifica dalla linguetta Allocazioni o direttamente dalla scheda della persona.
• Al salvataggio parlano le regole: se stai caricando qualcuno oltre soglia l'app te lo dice subito e puoi forzare solo motivando (il motivo resta scritto, marchiato FORZATA); su una commessa chiusa il salvataggio si ferma proprio; se la persona ha un'assenza approvata (o anche solo richiesta) nel periodo, te lo dice prima che tu prometta il suo tempo.
• La griglia persone × settimane: la pianificazione a colpo d'occhio — otto settimane, una cella per persona con la percentuale e il colore della fascia, le ferie approvate col tratteggio (e le richieste in attesa col tratteggio tenue: non allochi qualcuno su una settimana che ha già chiesto di prendersi). Un tocco sulla cella e la nuova allocazione nasce già compilata con persona e settimana.
• La vista Per commessa: il confronto «promessa contro realtà» — persona per persona, il pianificato accanto all'effettivo con lo scostamento detto a parole. E nel dossier di ogni commessa il pannello «Chi ci lavora»: allocazioni vive, ore effettive, e chi lavora fuori pianificazione.
• Gli strumenti del lunedì mattina: «Duplica dal periodo prima» (la settimana nuova nasce dalla vecchia in un click, saltando i doppioni) e l'export Excel di quello che stai guardando.

Assenze — ferie, permessi, malattia

Le assenze si registrano e si approvano: ferie, permessi (anche di poche ore), malattia. Solo le assenze approvate riducono la capacità della persona — una richiesta in attesa si vede ma non fa ballare i conti. Chi non ha il permesso non può auto-approvarsi niente: lo garantisce il database, non un bottone nascosto. La richiesta di ferie suona il campanello su Slack a chi decide, e la risposta torna solo a chi ha chiesto. I giorni festivi (comprese le feste mobili come Pasqua e Pasquetta, calcolate da sole) sono già nel calendario: la capacità ne tiene conto senza che nessuno li scriva.

Avvisi — le regole tue, e la notte che lavora da sola

In Impostazioni → Timesheet regoli le sette regole del modulo — sovrallocazione, scostamento pianificato/effettivo, timesheet mancante, allocazioni su commesse chiuse e le altre — ognuna con la sua soglia e la sua severità (informazione, attenzione o blocco). Le soglie non sono scritte nel codice: sono regole tue. Il giro notturno le valuta sulla settimana corrente e sulle tre successive — la sovrallocazione di fra due settimane grida oggi, quando si può ancora rimediare — e se c'è qualcosa che merita una mano ti arriva un riepilogo su Slack. In Home, i due quadranti Sovraccarichi e Timesheet mancanti leggono gli stessi avvisi.

Un «Risolvi» che non può mentire: quando archivi un avviso, il database ricontrolla davvero — se il problema c'è ancora, non va in risolto: scegli «Preso atto» (= lo so, lo tengo così). Fra un mese distingui i problemi sistemati dalle eccezioni accettate.

Il portale del Dipendente

Per chi deve segnare le ore senza entrare nel gestionale c'è il ruolo Dipendente: apre un portale ridotto da telefono con tre voci — segna le ore (con «Salva e invia» o «Salva bozza»), guarda dove è pianificato, e chiede ferie e permessi (la richiesta arriva alla Direzione, che approva o rifiuta col motivo). Niente tariffe né costi passano mai da quel portale — lo garantisce il database, non un bottone nascosto.

10. Sentinella GATE — il controllo commessa per commessa

La plancia di comando che veglia sui tuoi soldi. Quattro spie per ogni commessa: Guadagno, Acquisti, Tempi, Entrate.

Le quattro spie di ogni commessa

• Guadagno — Valore del lavoro meno i costi (acquisti + merce presa da magazzino + note spese + ore di lavoro) = margine in euro e in percentuale, lo stesso numero del consuntivo. Rossa se ci perdi o il margine è troppo magro, verde se è sano.
• Acquisti — la quadratura di tutti gli ordini della commessa messi insieme: Ordinato, Arrivato, Fatturato, Pagato. Rossa se un fornitore ha rincarato oltre il cuscinetto di sicurezza dell'ordine (il rincaro dentro il cuscinetto è previsto: resta grigio, con la nota "entro sicurezza" — niente falsi allarmi), se ti ha fatturato più della merce arrivata o se risulta pagato più del dovuto. E un'altra furbizia anti-falsi-allarmi: se la fattura supera l'arrivato ma lo sforamento sta nel cuscinetto, quasi sempre è il trasporto in fattura — la Sentinella lo dice con la nota "accessorie ~X €" invece di gridare al sovra-fatturato.
• Tempi — quanto ci ha messo la merce ad arrivare, se è arrivata dopo il giorno del montaggio, se c'è un pagamento scaduto. Rossa quando il ritardo è un problema.
• Entrate — il cerchio che si chiude: preventivato → fatturato al cliente → incassato. Gialla se c'è lavoro accettato ancora da fatturare o fatture in attesa d'incasso; rossa se il cliente è in ritardo (scadenza passata) o se il lavoro è finito ma non l'hai mai fatturato — i soldi che dormono sono i più facili da perdere.

Aprendo la commessa, il riquadro Entrate ti mostra il viaggio dei soldi in entrata (preventivato, fatturato con quante fatture, incassato, da incassare — con la scritta SCADUTO se il cliente è in ritardo) e la lista delle fatture emesse: un click e apri ciascuna. In alto, la fascia porta la riga Fatt. clienti · Incassato · Da incassare · Incassi scaduti — il polso della cassa in un colpo d'occhio.

In alto trovi i tre contatori dei rossi (quante commesse dove ci perdi, dove i fornitori vanno controllati, dove ci sono ritardi) e i filtri per vedere solo quelle critiche. Le commesse più a rischio salgono automaticamente in cima.

Apri la commessa: i numeri e i documenti, tutti lì

È una pagina tecnica di verifica: apri una commessa e trovi i suoi ordini, ognuno con i quattro pilastri (Ordinato → Arrivato → Fatturato → Pagato), i giorni d'attesa, gli avvisi di ritardo e di scaduto. Da lì controlli i documenti senza andare a cercarli: la scheda dell'ordine, il PDF dell'ordine, il preventivo da cui è nato, e l'XML delle fatture collegate — un click e si aprono.

Le note spese e il tempo entrano nel conto

Il costo di una commessa non è solo la merce: c'è la benzina, le trasferte, gli acquisti a mano dei montatori — ogni nota spesa agganciata alla sua commessa abbassa il margine nella spia Guadagno, così il numero è quello vero, non gonfiato. E c'è il tempo delle persone, spesso IL costo per chi vende servizi: le ore segnate nel Timesheet entrano nella spia Guadagno — margine = fatturato − materiali − note spese − ore × costo — con la scala dei costi spiegata nel capitolo 9. Nella commessa aperta, la scomposizione del margine mostra la riga "− Ore di lavoro" con le ore totali, nero su bianco. E la Sentinella ti ricorda da sola quando ci sono ore che dormono: "N ore non ancora fatturate" tra le falle gentili.

Il dettaglio che scova il rincaro

Dentro ogni ordine, apri "Righe e fatture" e vedi il confronto articolo per articolo: quantità ordinata contro arrivata, prezzo ordinato contro costo reale pagato al carico, e lo scostamento in percentuale colorato (rosso se hai pagato di più). È qui che si vede nero su bianco se il fornitore ha ritoccato il listino in fattura, e di quanto ti ha eroso il margine.

La fattura si collega da sola all'ordine

Le fatture dei fornitori arrivano dall'Agenzia (SDI) senza sapere a quale ordine appartengono. Ci pensa Firekeeper, all'arrivo: se la fattura "ci sta dentro" un solo ordine aperto di quel fornitore (importo entro il residuo da fatturare, cuscinetto di sicurezza compreso), si aggancia da sola — e te lo dice chiaramente, col bollino "agganciata da sola" e il tasto stacca se non ti torna. Se invece gli ordini possibili sono più d'uno, la fattura resta libera e decide l'umano: nessun abbinamento azzardato, mai.

Per i casi da decidere a mano, premi "Collega una fattura": la Sentinella ti propone quelle del fornitore non ancora abbinate, con in cima quelle di importo compatibile (te le segnala con un bollino). Un click e la fattura è agganciata — da quel momento "Fatturato" e "Pagato" si popolano da soli. Se sbagli, la stacchi con un click.

Il Track Record — la memoria storica che dà i voti

In testa alla griglia trovi due linguette: Commesse e Track Record — un click e passi dal presente alla memoria storica, senza scorrere. Il Track Record sono tre pannelli costruiti su tutto lo storico, coi peggiori in cima. Sono loro a farti dire le frasi che contano:

• Track record fornitori — per ciascuno: quanti ordini, il rincaro accumulato e su quanti ordini ("3 su 10"), i giorni medi di consegna, gli arrivi incompleti. "Lo vedi? Questo mi alza sempre i prezzi."
• Track record prodotti — per ogni voce venduta: prezzo medio di vendita contro costo medio d'acquisto = margine medio, rosso se ci perdi, ambra se è magro. "Su questo prodotto margino troppo poco."
• Track record venditori — per chi ha fatto i preventivi (la firma automatica registra l'autore): quanti, quanti accettati, la conversione e il valore portato a casa. "Questo venditore converte poco." I preventivi nati prima della firma finiscono in "Senza firma (storico)".

La lettura dell'IA — il consulente che ti spiega le falle

L'analisi ha una linguetta tutta sua — Analisi IA, accanto a Commesse e Track Record — perché un rapporto così merita la pagina intera, non un riquadro. Ci arrivi anche dal tasto "Analizza con l'IA" nel pannello Falle rilevate: un click e la Sentinella chiama un consulente virtuale che legge tutta la plancia — le quattro spie GATE di ogni commessa e il Track Record completo — e ti scrive, in ordine di gravità, dove stai perdendo soldi e perché — con i numeri veri e una mossa concreta per ognuna (es. "La commessa GLR-26-001 è in perdita di 3.282 €: hai ordinato più materiale del valore del lavoro, controlla il preventivo", oppure "Casalgrande ti ha rincarato 3 ordini su 10: rinegozia il listino"). È addestrato a cercare gli schemi ricorrenti, non i casi singoli: il fornitore che alza sempre i prezzi, il prodotto su cui margini troppo poco, il venditore che converte meno degli altri, i soldi fermi — incassi scaduti da sollecitare e lavoro finito ma non ancora fatturato. Aggrega da solo i rincari per fornitore, così capisci subito chi ti sta mangiando il margine. Propone, decidi tu.

La sala di controllo, con la forma di casa

La Sentinella si riconosce a colpo d'occhio — fondo nero, accento blu di segnalazione, i rossi e le ambre dell'allarme — ed è giusto così: è la plancia, non una pagina come le altre. Ma la forma è quella condivisa da tutta l'app: angoli vivi, filetti da un pixel, numeri incolonnati come su un foglio contabile. E vale anche qui la regola che non si viola mai: nessun colore porta un'informazione da solo — le targhette di stato portano sempre il segno oltre alla tinta (▲ serve una mano, ● procede, ✓ a posto), così si leggono anche in fotocopia, col telefono al sole, e da chi non distingue il verde dal rosso — un uomo su dodici.

11. Ordini fornitori

Cosa hai ordinato, a chi, e a che punto è.

Gli ordini vivono nella loro pagina e dentro ogni commessa. Le scadenze di pagamento ai fornitori finiscono in Contabilità → Incassi e pagamenti insieme a quelle delle fatture: paghi dal dettaglio dell'ordine e la scrittura si registra da sola.

Gli ordini automatici dal preventivo ⚡

Quando segni un preventivo come Accettato, Firekeeper prepara da solo la spesa: guarda ogni riga, trova il fornitore preferito di ogni prodotto, raggruppa per fornitore e ti mostra il piano: "Servono 2 ordini: Casalgrande (12 voci, € 1.840) · Gessi (3 voci, € 610). Confermi?"

• Un click e nascono gli ordini, in stato "Da ordinare", collegati alla commessa, ognuno con le sue righe fotografate: descrizione, codice del fornitore (il suo linguaggio, pronto per l'ordine vero), quantità, costo e caratteristiche.
• Il valore dell'ordine si calcola da solo dalla somma delle righe.
• Le righe libere (senza prodotto a catalogo) e i prodotti senza fornitore non entrano: il riepilogo te li elenca come "da gestire a mano".
• Doppioni impossibili: ogni ordine ricorda da quale preventivo è nato; se riprovi, il sistema ti avvisa che esistono già.
• Se salti la finestra, il bottone "Genera ordini fornitori" resta sul preventivo accettato: lo rifai quando vuoi.

La maggiorazione di sicurezza: il cuscinetto anti-sorprese

Gli ordini veri arrivano quasi sempre con qualcosa in più del previsto: trasporto, imballi, piccoli extra. Per questo ogni ordine ha una maggiorazione di sicurezza in % — un cuscinetto tutto interno: non tocca l'ordine inviato al fornitore né i prezzi al cliente, serve solo a te per stimare il costo vero.

• Imposti il valore predefinito aziendale una volta sola (Impostazioni → Impostazioni fiscali, es. 5%): ogni ordine nuovo lo eredita da solo — e resta modificabile ordine per ordine, come sempre.
• La vedi e la cambi già alla creazione: il campo compare precompilato sia nel "Nuovo ordine" a mano, sia nella finestra "Genera ordini" dal preventivo (lì vale per tutti gli ordini del piano in un colpo solo). Niente automatismi silenziosi.
• Sull'ordine compare il bollino "Sicurezza +5%" col costo previsto cuscinetto compreso.
• È anche l'asticella della Sentinella GATE: un rincaro dentro il cuscinetto è fisiologico, oltre diventa una falla da guardare.

Il PDF da mandare al fornitore

Apri un ordine nato dalla cerniera automatica (quello con le righe fotografate): in cima al pannello "Righe dell'ordine" trovi "Scarica PDF". Genera un documento con la tua intestazione, i dati del fornitore, le righe (codice suo, descrizione, quantità, costo) e il totale — pronto da allegare a un'email o da mandare su WhatsApp. È un documento interno, non fiscale: serve solo a comunicare l'ordine, non sostituisce nessun documento SDI. Per gli ordini creati a mano (senza righe fotografate) il PDF non c'è: vale per quelli generati dal preventivo.

Invia al fornitore con un click

Meglio ancora: il tasto "Invia al fornitore" in cima all'ordine spedisce tutto direttamente dall'app. Si apre la mail già pronta — indirizzo del fornitore e copie prese dalla sua anagrafica, oggetto con il riferimento commessa, PDF dell'ordine allegato in automatico — e prima di premere Invia puoi cambiare destinatari, oggetto e testo come vuoi, solo per quell'invio. C'è anche "Anteprima PDF" per guardare l'ordine com'è davvero prima che parta. Dal preventivo accettato all'ordine nella casella del fornitore: zero copia-incolla, zero allegati dimenticati.

Firekeeper rileva il problema e lo mette in lista

Quando il fornitore risponde, la sua email rientra da sola sull'ordine giusto e la legge l'AI (capitolo 28) — che la confronta con l'ordine che avevi mandato. Attenzione a chi parla: il fornitore ha solo risposto, è Firekeeper che rileva il problema e te lo mette sul tavolo. Se qualcosa non torna — quantità diverse, articoli sostituiti o mancanti, prezzi cambiati, merce indisponibile, un rifiuto, un ritardo — non cambia lo stato dell'ordine, e c'è un motivo: lo stato racconta un fatto della merce, e la merce è stata ordinata davvero. Il problema è un'altra cosa: è un compito aperto sul tuo tavolo, e come tale si vede.

• Nella lista ordini quella riga diventa leggermente rossa, con la tacca rossa sul fianco, e accanto alla pastiglia dello stato compare un triangolo rosso. L'ordine resta «Ordinato» — la merce è stata ordinata davvero — e insieme dichiara che c'è qualcosa da guardare: si vede scorrendo, con la coda dell'occhio, senza aggiungere parole alla riga.
• In cima ai filtri compare il chip «Da chiarire · N» quando ce n'è almeno uno: è la lista delle telefonate da fare, non un filtro di stato.
• Aprendo l'ordine, il triangolo è accanto allo stato e una fascia rossa in testa lo dice a chiare lettere — «Firekeeper ha rilevato un problema su questo ordine» — e sotto scrive cosa non combacia, voce per voce, con le parole del fornitore riassunte dall'AI («Profilo: ordinati 20 mt, confermati 15 · prezzo alzato da 2,00 a 2,40 €»).
• Lo stesso segnale — riga rossa e triangolo — compare nel pannello Ordini della commessa: chi guarda il lavoro vede subito che su quell'acquisto c'è qualcosa da sistemare.
• Quando hai sistemato, il tasto «Ho chiarito col fornitore» chiude la segnalazione: il segnale si spegne, ma la nota resta scritta con la data. Un avviso che non può finire smette di voler dire qualcosa.

Anti-errore: un ordine parte una volta sola

• Quando la mail parte, l'ordine passa da solo allo stato Ordinato e si segna data e destinatario dell'invio (li vedi nella scheda: 📮).
• Un ordine già Ordinato (o oltre) non si può rimandare: il bottone sparisce. Niente ordini doppi al fornitore per distrazione.

Verifica umana o pilota automatico: scegli tu

In Impostazioni → Ordini ogni azienda sceglie il suo stile:

• Con verifica umana (consigliato): gli ordini nascono pronti, ma le email le mandi tu una per una, controllando tutto prima.
• Automatico: appena la cerniera crea gli ordini dal preventivo accettato, le email partono da sole ai fornitori che hanno un'email in anagrafica — PDF allegato, stato aggiornato, riepilogo a schermo di cosa è partito e cosa va gestito a mano. Massima velocità, per chi si fida dei propri dati.

12. Magazzino

Il magazzino che si calcola da solo e quadra sempre.

Carico e scarico, semplicissimi

• Carico (merce che entra): scegli l'articolo con la ricerca avanzata (nome, codice, caratteristiche), metti quantità e costo — il costo si pre-compila con l'ultimo acquisto. Nasce un lotto con il suo prezzo: è ciò che rende il margine vero.
• Scarico (merce che esce): indichi solo articolo e quantità. Al resto pensa il motore FIFO: sceglie i lotti dal più vecchio, anche attraversandone più d'uno, e calcola il costo esatto del prelievo. La giacenza non va mai sotto zero.
• Un errore non si "corregge" di nascosto: si registra una rettifica tracciata. Il libro del magazzino è immutabile — è la sua garanzia.
• Posizione obbligatoria (interruttore): dal dialog Ubicazioni puoi rendere obbligatoria la posizione sullo scaffale in ogni carico — vale per l'ufficio e per l'app del magazziniere. Niente più "poi la segno dopo": la merce entra sempre col suo posto preciso.

La mappa visiva

Il magazzino è anche una pianta cliccabile, disegnata dai tuoi dati (non un'immagine da aggiornare a mano). Una griglia a due coordinate: Fila × Scaffale (es. la cella A-8). Le celle si colorano a colpo d'occhio — vuota, con merce, in scadenza — e cliccandone una vedi cosa contiene, con capienza e posizioni occupate. Sposti la merce trascinandola da una cella all'altra.

• Allestisci in un minuto: il generatore a griglia crea decine di celle in un colpo (Fila A–C × Scaffali 1–10). Numeri o lettere, come preferisci.
• Più magazzini: ogni deposito è una linguetta a sé; la stessa etichetta "A-8" può esistere in magazzini diversi.
• Posizioni sullo scaffale: se vuoi il dettaglio fine, dai a ogni scaffale una capienza e al carico indichi in quale posizione (1…N) va il prodotto — quella scritta sul prodotto stesso. Tutto facoltativo.
• Etichette delle celle da stampare: dentro "Ubicazioni", apri un magazzino e premi "Stampa etichette celle" — ottieni il codice a barre di ogni cella (es. A‑8), da attaccare sugli scaffali, a scelta su foglio A4 o su etichettatrice a rotolo. Così il magazziniere spara la cella col lettore invece di cercarla, e ogni spostamento diventa un colpo di pistola.

Arrivo merce dall'ordine

Quando il fornitore consegna, non ricopi niente: apri l'ordine e premi "Arrivo merce". Le quantità sono già compilate con ciò che manca all'appello — se è arrivato tutto, confermi e basta. Ogni riga diventa un lotto agganciato all'ordine, con il costo reale (proposto dal prezzo pattuito, ma correggibile: se il fornitore ha rincarato, qui si scrive la verità).

• Consegne in più volte? Nessun problema: carichi quello che è arrivato, l'ordine diventa "Parzialmente ricevuto" da solo e ogni riga mostra quanti ne sono entrati (es. "arrivati 40/100"). Alla consegna finale scatta "Ricevuto", sempre in automatico.
• Scatole o pezzi: se l'articolo viaggia a scatole, l'interruttore per riga ti fa contare le scatole — ai pezzi ci pensa Firekeeper, con la confezione presa dal listino del fornitore.
• Tutto al suo posto: per ogni riga scegli la cella (obbligatoria se hai la mappa) e la posizione sullo scaffale, più l'eventuale scadenza.

La merce in arrivo

In cima al magazzino c'è la sezione "In arrivo": gli ordini fornitori con merce ancora attesa, ciascuno col suo fornitore, il codice commessa e quanti articoli mancano all'appello. Quando il corriere scarica, il magazziniere non cerca niente: clicca "Registra arrivo" e trova le quantità già compilate. Un click e la merce è dentro — prenotata per la sua commessa, se l'ordine ne ha una.

Il registro movimenti

Nella linguetta Movimenti c'è il libro giornale del magazzino: ogni carico, scarico, spostamento e rettifica, in ordine di tempo, con quantità (verde chi entra, rosso chi esce), costo, cella di partenza e destinazione, commessa e causale. Si filtra per tipo, periodo e articolo. E siccome il registro è immutabile, quello che leggi è la verità: nessuno può ritoccarlo a posteriori.

⟲ "Storna ultima" — la gomma da cancellare intelligente

Hai battuto 200 invece di 20? Consegnato la commessa sbagliata? Un click su "⟲ Storna ultima" e Firekeeper ti mostra esattamente cosa faresti tornare indietro — articoli, quantità, commessa — e alla conferma riavvolge tutto lui: la merce torna nei lotti esatti da cui era uscita (stesso costo, al centesimo), le prenotazioni rinascono nello stato vero — e questa è una finezza che si nota solo in magazzino: se la merce era già stata preparata e sta sul bancale in zona PRONTI, la prenotazione torna «preparata», non «da raccogliere». Annullare una consegna non rimanda nessuno a cercare allo scaffale una cosa che ha già in mano: il lavoro riappare in Consegna, pronto. Poi lo stato dell'ordine si ricalcola, il DDT nato con l'operazione finisce nel cestino. E come fanno le banche, niente sparisce dal registro: l'operazione e il suo storno restano scritti uno accanto all'altro, così i conti e la riconciliazione tornano sempre. Due paletti di sicurezza, voluti: si annulla solo l'ultima operazione (su quelle più vecchie si usano rettifiche e resi: mai riscrivere la storia sotto ai movimenti successivi) e uno storno non si storna — se cambi idea, rifai l'operazione. Se il DDT collegato è già stato emesso, lo storno si ferma e ti dice di annullare prima quello.

Pre-scarico e picking list

Quando il preventivo viene accettato, Firekeeper divide da solo la merce in due: quella da ordinare finisce negli ordini fornitori, quella già in magazzino viene prenotata per la commessa (pre-scarico). E quando la merce ordinata arriva, si prenota da sola anche lei — perché l'ordine "sa" per quale commessa è nato.

Il risultato è la picking list nella pagina della commessa: l'elenco di tutto quello che il magazziniere deve preparare, con dove trovarlo (cella e posizione), il semaforo pronta / in arrivo, e un solo bottone: "Scarica tutto". Niente da ricordare, niente da digitare — zero errore umano. La merce prenotata non viene promessa due volte: un altro preventivo vede solo ciò che è davvero disponibile.

E con "🖨 Stampa per il magazziniere" la lista diventa un foglio da portare tra gli scaffali: articoli con codice, quantità in scatole e pezzi, dove trovare la merce, casella per la spunta a penna — e niente prezzi, perché chi prepara la merce non deve vederli. Le righe pronte stanno in cima, quelle in arrivo in fondo. In alto c'è anche un QR della commessa: il magazziniere lo spara con "Scansiona commessa" e l'app apre quel lavoro (Prepara o Consegna), senza cercarlo nell'elenco.

Tieni da parte: la prenotazione col nome sopra

Un cliente vuole un campione, un pezzo aspetta una decisione, qualcuno passa al banco e dice «me lo tenga da parte»? Con Prenota (in Magazzino e sul telefone del magazziniere) la merce si promette senza muoverla: resta sul suo scaffale, ma sparisce dal disponibile — nessuno può più prometterla a un lavoro. E ogni prenotazione nasce con tre cose obbligatorie: l'articolo, il perché, e soprattutto il cliente, scelto dall'anagrafica. Non è in elenco? Prima si registra, poi si prenota: così la merce non esce mai «a caso», e il magazziniere ha la risposta pronta per chiunque — «ti registro come cliente e te la tengo da parte». (Il magazziniere, come sempre, vede solo nome e cognome dei clienti: mai un dato fiscale.)

E quando la merce deve uscire davvero, «falla uscire» è una consegna vera: scarico FIFO col costo esatto più la bozza del DDT già intestata al cliente e compilata con la merce — sul telefono si apre subito la schermata dei colli e del trasporto, come per ogni consegna, e l'ufficio emette. Tutto o niente: se il documento non può nascere, la merce resta dov'è. Se invece la prenotazione non serve più, «non serve più» la libera e la merce torna disponibile per tutti — ogni prenotazione deve poter finire: o esce col suo documento, o torna libera.

Dall'uscita al DDT, dal DDT alla fattura

Quando evadi la picking list, Firekeeper ti propone subito il DDT di consegna: nasce in bozza con esattamente la merce uscita (non quella sperata), intestato al cliente della commessa — lo completi con causale e trasporto e lo stampi. E dal DDT, un click su "Genera fattura": righe fotografate dal documento, prezzi presi dal DDT o dal listino, riferimenti DDT già agganciati alla fattura. La catena si chiude da sola: preventivo → ordini → magazzino → picking → DDT → fattura, tutto legato dal codice commessa.

Il magazzino nel margine di commessa

Ogni prelievo per una commessa finisce nella sua pagina, nel pannello "Materiali dal magazzino": cosa hai preso, quando, e quanto ti era costato davvero (prezzo FIFO, lotto per lotto). Il margine si aggiorna da solo — e con una garanzia da ragioniere pignolo: ogni euro conta una volta sola. Se la merce l'avevi comprata apposta per quella commessa, il suo costo sta già nell'ordine e non viene ricontato; se viene dalla scorta, entra col suo prezzo vero. Zero doppioni, zero costi dimenticati.

Consegne in più volte

Non sempre esce tutto in un colpo. Sotto la picking list c'è "Consegna solo una parte (tranche)": scegli quanto esce ora — le quantità partono già dal pronto in magazzino — e il resto resta prenotato per la volta dopo. Ogni tranche fa il suo scarico (col costo FIFO nel consuntivo) e ti propone il suo DDT. La picking list si accorcia da sola: quello che vedi è sempre ciò che manca da consegnare.

Un bancale, tanti cantieri

Arriva un bancale di viti che serve a tre lavori diversi? Non serve fare tre movimenti a mano. Nello scarico premi "Dividi tra più cantieri" e scrivi una riga per commessa (Cantiere A → 40, Cantiere B → 60…): Firekeeper fa un solo prelievo, consuma i lotti col FIFO una volta sola e dà a ogni cantiere la sua quota con il suo costo esatto — il consuntivo di ognuno si aggiorna da solo. Un totale sempre in vista ti avvisa se stai chiedendo più di quanto c'è. Zero calcoli, zero errori di ripartizione.

I DDT nascono da soli — nella linguetta "Da emettere"

Ogni volta che la merce esce davvero — una consegna dall'app del magazziniere, uno scarico dalla commessa, uno scarico manuale con commessa (te lo chiede: "prepara anche il DDT?", spunta via se è consumo interno) — il DDT nasce da solo, con cliente e quantità già dentro, e finisce nella linguetta dedicata "🚚 Da emettere" della pagina DDT: uno spazio suo, col contatore, così non si perde in mezzo alle bozze fatte a mano. L'ufficio lo apre, completa colli e vettore (se il magazziniere non l'ha già fatto dall'app) ed emette. Anche i resi viaggiano documentati: il reso al fornitore ti propone il DDT di reso (intestato al fornitore, causale già scritta), e il reso dal cliente il DDT di ritiro se vai tu a riprendere la merce.

I resi, senza pasticci ↩

Il mondo reale non è mai lineare, il magazzino di Firekeeper sì. Reso dal cliente: la merce rientra come lotto nuovo al costo originario (lo calcola Firekeeper dagli scarichi di quella commessa), la giacenza risale e — se indichi la commessa — il suo costo materiali scende da solo, col rigo verde "↩ RESO" nel consuntivo. Reso al fornitore: merce difettosa? La rendi dal lotto preciso, con causale obbligatoria: il residuo scala, il registro tiene il valore e resta in attesa della nota di credito del fornitore. E qui Firekeeper fa una cosa che i gestionali normali non fanno: se quel lotto era nato da un ordine, il reso riavvolge tutta la catena — la prenotazione della commessa si scala da sola (niente "da preparare" fantasma nell'app del magazziniere) e l'ordine torna "Parzialmente ricevuto", cioè riappare negli ARRIVI ad aspettare la merce sostitutiva. Quando il fornitore rimanda il pezzo giusto, lo segni arrivato come sempre e la catena si richiude da sola: lotto nuovo, prenotazione nuova, commessa a posto. E se una prenotazione non serve più, la annulli riga per riga dalla picking list: la merce torna subito disponibile per le altre commesse.

Il cliente non viene a ritirare

Merce pronta, imballata… e il cliente sparisce. Con "In attesa di ritiro" segni la commessa con la data prevista e una nota: la merce resta bloccata (non torna disponibile per altri) e un promemoria ambra resta bene in vista, sia sulla commessa sia nella lista. Quando il cliente arriva, un click su "Cliente arrivato — sblocca" e riparti con la consegna.

L'inventario fisico, in sicurezza

Una volta l'anno (o quando vuoi) si conta la merce. Nella linguetta Inventario avvii una campagna: scrivi quanti pezzi hai contato per ogni lotto — anche una cella alla volta, col filtro — e la colonna Δ ti dice subito lo scarto rispetto a quello che risulta al sistema. Finché la campagna è aperta non succede niente: puoi rivedere i conteggi con calma, correggere, tornare indietro. Solo quando premi "Chiudi e applica" Firekeeper aggiorna le giacenze — e solo dove il conteggio è diverso — generando per ogni scostamento una rettifica tracciata (causale "Inventario fisico #…") che resta nel registro. Se cambi idea prima di chiudere, "Annulla" e non è stato toccato nulla. Nessuna modifica silenziosa: è la stessa garanzia del resto del magazzino.

L'app del magazziniere — il lavoro vero, in due tempi

Il magazziniere ha la sua app, pensata per lo smartphone e per i palmari con pistola: bottoni grandi, si usa in piedi con una mano. Crei l'utente col ruolo magazziniere (Impostazioni → Utenti) e al login lui atterra dritto sulla sua Home. Ed è disegnata su come si lavora davvero in magazzino, in due tempi: prima si prepara, poi si consegna.

Anche le liste (Prepara, Consegna, Arrivi) sono fatte per essere lette in piedi, col telefono a mezzo braccio. Ogni riga risponde a tre domande in quest'ordine: quanto lavoro è (il numero, grande, a sinistra: serve per scegliere — «faccio prima quello da 3 o quello da 12?»), per chi è (il nome del cliente in grande, perché al banco ti dicono un nome, non un codice) e quale lavoro è (le coordinate sotto: lavoro, quando parte, cosa manca — una per riga, sempre nello stesso ordine, così chi non è pratico impara dove guardare). Il colore dice lo stato senza scriverlo: verde si può fare adesso, ambra si aspetta il camion. Su Arrivi si legge chi manda la merce e che merce è: il fornitore sopra — è quello scritto sul camion e sulla bolla — e il nome del prodotto in grande, perché è quello che devi riconoscere mentre scarichi.

1️⃣ Preparare. La picking si presenta da sola — niente fogli da sparare, niente ricerche: i lavori da preparare sono lì, e ogni riga si apre col nome del cliente scritto grande e sotto il numero del lavoro. È l'ordine giusto per chi sta al banco: quando arriva qualcuno e dice «c'è la merce di Pinco Pallino?», il magazziniere cerca quello che gli è stato detto a voce, non un codice da incrociare. Dentro, la lista di prelievo si presenta una riga alla volta (vedi qui sotto). Raccoglie un articolo → spara l'etichetta con la pistola e l'app lo spunta da sola (o preme "L'HO PRESO", come preferisce) → la merce passa nella zona PRONTI (un'area vera se ce l'hai, o puramente virtuale: decide l'azienda) ma resta in magazzino, ancora prenotata. Niente esce, niente documenti: puoi preparare oggi e consegnare fra tre giorni. Se il cliente ci ripensa, un ↩ e tutto torna com'era.

La lista di prelievo si legge camminando

Chi raccoglie non comincia dal nome dell'articolo: comincia camminando. Per questo la lista di prelievo mostra una riga alla volta, e la cosa più grande dello schermo è la cella — il codice dello scaffale, scritto grande e in caratteri a larghezza fissa, che non va mai a capo a metà. Sotto, la stessa cosa detta a parole per chi non conosce ancora la codifica: «Zona A · scaffale 2 · terzo ripiano».

Poi la scheda risponde alle domande nell'ordine in cui se le fa il corpo: dove vado, cosa prendo, quanto ne prendo, e dove andrò dopo — perché in fondo c'è «Poi», con le due tappe successive: il giro si pianifica in anticipo e non si torna indietro due volte. In testa l'avanzamento è sempre in vista — «3 su 8» con la barra — così si sa quanto manca alla fine. In fondo, dove arriva il pollice, il tasto grande «L'HO PRESO», con accanto «Salta» (la riga torna in coda) e «Tutta la lista» per chi preferisce la vista d'insieme.

2️⃣ Consegnare. Quando il cliente o il corriere arriva, la sezione "Pronti per la consegna" è in cima all'app: un tocco su "🚚 Consegna" e solo ora scatta tutta la catena — scarico FIFO, prenotazioni evase, costi nel consuntivo, commessa che avanza da sola e la bozza del DDT già preparata per l'ufficio (che aggiunge colli e vettore ed emette). Il lavoro manuale del magazziniere è una spunta e un bottone.

La merce ordinata e non ancora arrivata compare anch'essa, marcata in arrivo: il quadro della commessa è sempre completo. E il magazziniere non vede mai un prezzo: non è nascosto — proprio non c'è, né a video né nel suo lavoro. E se sbaglia — coi guanti e la fretta capita a chiunque — dietro «Tutto il resto» c'è «Ho sbagliato», che si chiama così apposta: chi ha appena combinato un guaio non cerca la parola «storno». L'app gli mostra l'operazione intera, con il numero e il segno, e sotto, in verde, cosa succederà quando conferma, al futuro e in parole: «i 12 ml di Profilo anta tornano in magazzino e il lavoro CM-2026-047 torna da preparare». Nessuna sorpresa dopo il tocco. Ed è onesta fino in fondo: dice che nel registro resta scritto chi ha annullato e quando — è la paura di non poterlo dichiarare che tiene nascosti gli errori. Un tocco e l'operazione si riavvolge da sola (merce nei lotti giusti, prenotazioni ripristinate, documenti sistemati): niente telefonate all'ufficio, niente pasticci da sistemare a mano.

La pistola è l'entrata di tutto. Il principio è semplice: la pistola fa le stesse identiche cose che faresti a mano, solo che invece di cercare l'articolo lo trova da sola.

• Spari un articolo dalla Home → l'app ti apre il ventaglio "cosa vuoi farci?": Carica a mano, Sposta, Scarica, oppure Metti in preparazione (se un lavoro lo aspetta) — con l'articolo già scelto. E se quella merce la stavi aspettando da un ordine, l'app se ne accorge e mette in cima "📦 È arrivato (da ordine)": apre la registrazione dell'arrivo sull'ordine giusto — ti chiede il numero DDT del fornitore, la quantità e dove metterlo — così costo reale, ordine che si evade e lotto agganciato, senza spezzare la catena. Anche qui la riga dell'articolo sparato è già evidenziata e spari la cella per riempirla (la posizione sullo scaffale la scrivi a mano). Niente si registra da solo: compili e confermi.
• Carico: spari l'articolo arrivato, poi spari la cella e lo posizioni. Niente ricerche.
• Sposta / Scarica: spari l'articolo e parte già selezionato dalla giacenza; poi indichi cella o quantità.
• Prepara: spari l'etichetta dell'articolo e l'app lo spunta da sola, con verifica anti-errore ("non è di questa lista", "è solo in arrivo", "in casa non ce n'è abbastanza"). Nelle liste Prepara e Consegna spari il codice del lavoro e apre quella commessa.

Ogni scansione dà un buzz di conferma (corto = ok, doppio = errore): coi guanti "senti" l'esito senza guardare. Funziona senza configurare niente — palmari con pistola integrata, lettori bluetooth (che "scrivono come una tastiera") e la fotocamera del telefono — e la ricerca a mano resta sempre, come riserva.

Il tastierino: in magazzino non si scrive mai con la tastiera del telefono

È la regola del capannone, ed è legge in tutta l'app da campo: se è un numero si tocca, se è una parola o si spara col lettore o si sceglie da una lista. La tastiera del telefono sono trecento pixel che coprono un terzo dello schermo, con tasti pensati per il polpastrello nudo: col guanto è la parte peggiore del lavoro, e per confermare bisogna prima chiuderla e poi scorrere fino in fondo.

Al suo posto c'è il tastierino dentro la pagina: dodici tasti alti settanta pixel che non coprono niente, il meno e il più da settantasei, e sopra le scorciatoie costruite sull'articolo che si ha davanti — «1 scatola», «2 scatole», «Tutto quello che c'è». Ma la via più veloce è ancora prima: il numero arriva già scritto. L'ordine dice 24, la lista di prelievo dice 6, l'inventario parte dalla quantità che risulta al sistema: nove volte su dieci non si tocca niente, si conferma e basta.

E il tasto di conferma ripete quello che sta per fare: «SCARICA 12 ml», «SPOSTA 36 pz», «CARICA 24 pz», «TOGLI 2 pz» in rosso quando la correzione toglie merce. Non si conferma mai alla cieca.

Un errore non si può perdere

Il messaggino che salta su in un angolo, piccolo, e sparisce da solo dopo tre secondi: chi ha i guanti e sta guardando lo scaffale se lo perde. Nell'app del magazziniere i messaggi hanno una forma pensata apposta, e sono tre.

• L'errore sale dal basso, largo quanto lo schermo, e resta lì finché non lo scacci. Dice cosa ha letto davvero il lettore («Ho letto 8018947710034»: metà degli errori di scansione sono un'etichetta sbagliata sulla scatola, e così si scopre subito di chi è la colpa) e propone il rimedio, grande e toccabile — non un codice da riferire all'ufficio.
• La riuscita dice il numero e le conseguenze: non «fatto», ma «Scaricati 12 ml — in A-02-3 ne restano 36». E si porta dentro la via per disfare: il momento in cui ti accorgi di aver sbagliato è subito dopo aver premuto, non tre schermate più in là. Se è andata bene sparisce da sola: non c'è niente da toccare.
• Le domande importanti sono a tutto schermo. Niente finestrelle grigie del browser («OK / Annulla»): una schermata che dice cosa succede davvero — «Escono 3 articoli… dal magazzino spariscono per davvero: per rimetterli dentro serve un reso» — con due bottoni che dicono quello che fanno, non «OK».

La merce già promessa si vede prima di portarla via

Le finestre di scelta più usate — «Quale pezzo?» e «Per quale lavoro?» — salgono dal basso, dove sta il pollice, e coprono lo schermo per intero: scegliere è l'unica cosa da fare in quel momento. Ogni riga porta le sue coordinate — nome, codice articolo e quanto ce n'è in casa — e sotto, in ambra, i pezzi già promessi a qualcuno. È la differenza fra scaricare la propria merce e scaricare quella di un altro senza saperlo. Un articolo tutto promesso non sparisce dietro un bottone spento: resta lì e, toccandolo, spiega perché non si può.

E «per nessun lavoro» è una voce vera da toccare (scorta, campione, uso interno), in cima alla lista: senza, con quaranta lavori in coda, la gente sceglie un lavoro a caso pur di andare avanti — e la merce finisce sul consuntivo sbagliato.

Le altre schermate, con lo stesso stampo

• «Cosa ho fatto» — lo storico dei movimenti, detto come lo dice chi lavora. Il numero grande porta il segno — −12 è un'uscita, +48 un'entrata — con sotto l'unità di misura, e le righe si raggruppano per giorno («Oggi», «Ieri», poi la data per esteso). In fondo la barra verde: spari un codice e la lista si filtra — articolo, cella o lavoro.
• «Dov'è un pezzo». La domanda è «dov'è», e la risposta è un posto: la cella è la cosa più grande dello schermo, con la quantità accanto e le coordinate sotto. La pistola è accesa anche qui: chi ha la scatola in mano ha già la risposta in mano. E da lì si agisce subito: «SCARICA A MANO DA QUI» apre l'operazione con l'articolo già scelto.
• «Correggi la quantità». Il sistema dice 20, la freccia, ce ne sono davvero… — e sotto il numero si legge subito la differenza in parole («ne mancano 2»), non il totale. Il perché non si scrive a mano: quattro tasti grandi («Ne mancano 2», «Rotti», «Errore di conta», «Scrivo io»). Se il conto combacia il bottone resta spento e lo dice: contare e non correggere è una risposta legittima.
• «Sposta». Due celle e la freccia in mezzo: «Le prendo da B-04-2» sopra, «Le porto in A-01-1» sotto, e accanto a ognuna quanto ce n'è di là — così lo stesso articolo non finisce sparso su cinque celle. E quando la merce è promessa lo dice: spostarla è lecito, ma chi va a prenderla deve sapere che ha cambiato posto.
• I resi dicono da che parte va la merce. «Torna dal cliente» e «Torna al fornitore» sono l'uno il contrario dell'altro, e sbagliarli sposta la giacenza dalla parte opposta: la schermata apre scrivendo ENTRA o ESCE, con accanto la frase che manda dall'altra parte chi ha sbagliato strada. Il motivo, che è obbligatorio, si tocca invece di scriverlo: «come nuovo / segnato / rotto», «difettosa / non conforme / in più» — e chi ha un caso strano scrive lo stesso.
• «Compila il documento» (colli e trasporto del DDT). Capita a fine giornata, sul furgone — e non c'è una casella di testo da riempire: i colli si contano col meno e col più, com'è messa la merce sono quattro tasti (scatole su bancale, colli sfusi, bancale, rotoli) con già acceso quello dell'ultima volta, chi la porta è una scelta fra il furgone di casa, il ritiro del cliente e i corrieri già usati, e il peso ammette «Non lo so»: è facoltativo, e far finta di no costringerebbe a inventare un numero su un documento fiscale.
• Il ventaglio dopo la scansione parla in prima persona: «lo sposto», «lo scarico», «lo rendo». E da lì si può sparare subito un altro pezzo, senza tornare alla prima pagina.
• Le schermate vuote spiegano e propongono. Non «Niente da preparare» e basta: dicono perché sono vuote («tutti i lavori sono già pronti, oppure aspettano il camion») e dove guardare, col numero: «Guarda gli Arrivi (3 camion attesi)».
• Il mirino della fotocamera ha una barra CHIUDI larga in fondo al posto della crocetta in alto: coi guanti, una crocetta piccola nell'angolo non si prende.

Ogni schermata sta ferma: si impara una volta, poi si usa senza guardare

È la differenza che si sente dal primo giorno, e che nessuna scheda tecnica racconta. In un'app da capannone il nemico non è la funzione che manca: è il movimento. Chi lavora guarda lo schermo a scatti, fra un passo e l'altro, con i guanti addosso — e se fra un'occhiata e l'altra il contenuto si è spostato deve ritrovare il punto: rilegge, ricontrolla, e prima o poi tocca il bersaglio sbagliato. Per questo Firekeeper applica una regola sola, uguale in tutte le schermate del magazziniere: la cornice non si muove mai. Testata in alto che dice sempre su cosa stai lavorando, una sola zona in mezzo che cambia, comandi ancorati in fondo — stessi pixel, stesso ordine, dalla prima schermata all'ultima. La verifica è alla portata di chiunque: fotografa una schermata prima e dopo un tocco — la cornice è identica.

• I comandi sono sempre dove li hai lasciati. Il tasto che conta sta in fondo, largo quanto lo schermo, e ci resta qualunque cosa succeda sopra: un avviso lungo, un lavoro da dieci colli, una lista che si allunga. Il pollice lo trova alla cieca, sempre.
• Il tastierino è bloccato: scrivi il numero, confermi, continui. Non scorre insieme al resto della pagina, e nemmeno il numerone si muove: «0» e «1.234,5» occupano lo stesso spazio, e la riga che riepiloga («2 scatole intere, ne restano 36») ha il suo posto riservato anche da vuota. Battere una cifra cambia le parole, non le misure — i dodici tasti sotto le dita non si spostano di un pelo.
• Una cosa alla volta. Dove si dice «quanti» — scarico a mano, prenota, carico a mano — il lavoro è spezzato in mosse dentro la stessa identica cornice, invece di una pagina lunga con pezzi che si aprono e si chiudono sotto il dito. Stessa cura su «Correggi la quantità» (prima il numero, poi il perché) e sull'inventario, che ha quattro passi in una cornice sola e, tornando dal conteggio, ti riporta esattamente dov'eri invece di risalire in cima alla lista.
• Si scansiona, non si naviga. Prenota e Carico a mano parlano la stessa lingua della merce in arrivo, ed è la lingua del capannone: si parte da un elenco, con la barra della scansione in cima — che non è un tasto fra i tanti, è l'istruzione della schermata: «Scansiona l'articolo · si apre già pronto». Col lettore in mano non si tocca lo schermo: si prende la scatola, si scansiona, e l'app apre quell'articolo, col numero già scritto nel tastierino. Nove volte su dieci si conferma e via. La freccia in alto è l'unica strada indietro (dentro riporta all'elenco, dall'elenco chiude), e la conferma è un tasto solo che ripete il numero — «CARICA 24 pz», «TIENI DA PARTE 2 scatole»: non si conferma mai alla cieca.
• Prima quanto, poi dove. La cella (e il posto sullo scaffale) si chiedono dopo che la quantità è stata dichiarata — chiedere «dove lo metto» prima di sapere quanta merce è arrivata è una domanda senza senso. E il tasto per proseguire non si accende finché manca qualcosa, e lo dice: «Manca la cella», «Manca il posto sullo scaffale», «Manca il cliente». Accorgersene lì costa un tocco; accorgersene alla fine costa rifare il giro.
• Niente fisarmoniche. Toccare una riga non la fa gonfiare in mezzo alla lista spingendo giù tutto il resto. Il controllo della merce in arrivo ne è l'esempio: un articolo alla volta, l'avanzamento in testa («2 di 5 controllati») e i tre tasti sempre nello stesso posto; confermi e passa da solo al successivo. La lista intera resta a un tocco, per chi la vuole vedere.
• Le liste non ballano. Tutte le righe sono alte uguali — quella con l'avviso quanto quella senza — e anche l'attesa, mentre i dati arrivano, occupa esattamente lo spazio che occuperà la lista vera: niente salti della pagina al momento del caricamento. I tasti delle scelte stanno in griglia a colonne fisse, così la posizione di un comando non dipende da quanto è lunga la scritta di quello accanto.
• La tastiera del telefono non sale mai da sola. Trecento pixel che si porterebbero via mezza schermata: la tastiera la chiama il dito, quando serve.

Scritto per essere letto in piedi, coi guanti

Chi usa questa app è in piedi, in un capannone, spesso senza gli occhiali addosso. Le regole si vedono: niente testo sotto i 15-16 pixel, niente frasi intere in maiuscolo (una frase in maiuscolo perde la forma delle parole e si legge lettera per lettera: il maiuscolo resta solo per una parola sola, «ARRIVI»), un codice non si spezza mai a metà, le azioni principali stanno in basso dove il pollice arriva senza cambiare presa, e massimo cinque scelte per schermata. Anche i grigi del tema superano la soglia di leggibilità: quel testo deve reggere alla luce del capannone.

Il lettore DDT con l'AI: fotografi la bolla, il carico si scrive da solo

La merce arriva col suo DDT di carta e nessuna voglia di ricopiarlo riga per riga? C'è la scorciatoia intelligente: in Carico merce premi "Carico da foto DDT", fotografi la bolla col telefono e l'AI legge il documento — fornitore, numero, data e tutte le righe (descrizione, quantità, unità, codici articolo). Non solo: per ogni riga prova già ad abbinare l'articolo del tuo catalogo (prima per codice, poi per descrizione) e te lo propone marcato "proposta AI — controlla". Tu correggi quello che serve, cambi un abbinamento col cerca-articoli, escludi le righe che non c'entrano, scegli la cella — e confermi: ogni riga diventa un carico vero, coi costi dedotti dal listino come sempre e la nota "da DDT …" che ne ricorda l'origine. Un DDT da quindici righe passa da dieci minuti di battitura a una foto e una controllata.

La bolla dell'arrivo si fotografa: l'IA la trasforma in numeri, tu guardi il bancale

Quando il camion scarica su un ordine che stavi aspettando, la bolla non si spara come un codice a barre: si fotografa. Nel controllo della merce in arrivo il tasto «Scansiona DDT» apre la fotocamera, non il lettore: un click sulla bolla del fornitore e l'intelligenza artificiale torna indietro con numero del documento, data e le quantità riga per riga, già appoggiate sugli articoli dell'ordine. Quindici righe di bolla passano da dieci minuti di battitura col guanto a una foto e una controllata.

Ma il pezzo importante è come quei numeri entrano. Restano una proposta, e si vede a occhio che lo sono: le quantità lette si scrivono in ambra, con accanto la dicitura «dice la bolla», e diventano verdi solo quando una persona le conferma guardando il bancale. Perché una bolla dice cosa il fornitore ha spedito, non cosa è arrivato — e la differenza fra le due cose è esattamente il motivo per cui il controllo merce esiste. Dove il numero letto non coincide con quello atteso, il tasto grande si scrive da sé — «Dice 6: confermo» — così non si ridigita niente e basta un pollice. E quello che l'IA non riesce ad abbinare con certezza non lo scrive affatto: meglio una riga da fare a mano che una quantità caricata sull'articolo sbagliato.

Semplice o strutturato: decidi tu

Chi ha un magazzino elementare lo usa così com'è — articolo + quantità, e ottiene gratis giacenze valorizzate e costo vero in commessa. Chi ha scaffalature vere accende ubicazioni, posizioni e mappa. Lo strumento è lo stesso, cresce con te.

13. Il Listino

Un catalogo, due facce: quella per i clienti e quella per i fornitori.

Le due linguette: la vetrina e il retrobottega

Per non fare confusione tra le due facce, la pagina Listino ha due linguette in alto (più il Cestino):

• Il mio listino — la vetrina: i tuoi prodotti, i tuoi codici, i tuoi prezzi di vendita. La colonna Fornitori ti dice a colpo d'occhio da chi compri ogni prodotto (⭐ sul preferito). Clicchi un prodotto e si apre la sua scheda completa: prima la tua anagrafica, sotto i fornitori collegati con listino, sconto e costo scritti in chiaro.
• Listini fornitori — il retrobottega: scegli il fornitore dal menù a tendina con ricerca in alto (scrivi il nome e lo trovi al volo, anche fra centinaia), o ne aggiungi uno nuovo col tasto "＋ Nuovo listino". Vedi il suo listino scritto rovesciato: prima il SUO codice, il suo prezzo di listino, lo sconto e il costo vero; poi "come lo vendo io" (il tuo codice e il tuo prezzo). Clicchi una riga e si apre la scheda del prodotto-fornitore, dove modifichi codice, listino e sconto di quella riga sola — o rimuovi il collegamento (il tuo prodotto resta). Qui vivono anche i bottoni che parlano la lingua del fornitore: Importa da Excel, Sconto e ricarico, Elimina listino e Aggiungi prodotto.

Le caratteristiche del catalogo

I prodotti simili si distinguono per le caratteristiche: colore, dimensione, spessore, classe ignifuga… In vetrina c'è il bottone "Caratteristiche": le vedi tutte in un colpo, ne crei di nuove, le rinomini (il nome cambia ovunque, senza perdere i valori già scritti) o le nascondi dai menù quando non servono più. Le stesse caratteristiche tornano nella scheda prodotto e nella ricerca avanzata, per trovare al volo "la piastrella 30×60 bianca opaca" tra mille simili.

La catena del prezzo: dal listino del fornitore al prezzo per il cliente

I tre numeri (listino, sconto, ricarico) restano separati e vivi, mai fusi in un prezzo solo. È questa la potenza: se il fornitore ti migliora lo sconto da −55% a −60%, cambi un numero solo e i costi di tutto il suo listino si ricalcolano da soli — provato su 46.000 voci in pochi secondi, senza reimportare nulla.

Il pulsante "Sconto e ricarico"

Nel retrobottega ("Listini fornitori"), con un fornitore scelto dal menù, apri il pannello e hai due manopole per tutto il suo listino:

• Sconto: lo cambi e i costi si aggiornano su ogni voce (con barra di avanzamento). I prezzi di vendita non vengono toccati.
• Ricarico (con spunta esplicita di conferma): ricalcola anche i prezzi di vendita = costo + ricarico%, ma solo per i prodotti dove quel fornitore è il preferito. Vedi l'esempio dal vivo prima di applicare, e ti dice quante voci toccherà.

Le due manopole vengono ricordate sul fornitore: al prossimo import le ritrovi già impostate.

Collegare i fornitori a un prodotto, passo per passo

Apri la scheda del prodotto (un clic sulla sua riga nella vetrina) e scorri fino alla sezione "Fornitori (acquisto)" — la vedi solo tu, mai il Commerciale. Qui dici da chi compri quel prodotto, a che prezzo e con che sconto. Hai due strade, e fanno la stessa cosa:

Strada 1 — "Cerca fornitore" (i dati li scrivi tu):

1. Resta sulla linguetta "Cerca fornitore", scrivi il nome dell'azienda e sceglila dall'elenco che compare.
2. Compila i campi: Prezzo di listino (il prezzo scritto sul listino del fornitore), Sconto (quello che fa a te — anche a cascata, es. 50+10), Cod. fornitore (come chiama lui quel prodotto) e, se vende a scatole, Per confezione.
3. Sotto compare già il costo vero calcolato (listino meno sconto). Se torna, premi Aggiungi.

Strada 2 — "Da un listino fornitore" (i dati ci sono già, li peschi):

1. Passa alla linguetta "Da un listino fornitore" e cerca per codice del fornitore o per nome del prodotto.
2. Scegli la voce giusta dall'elenco: fornitore, codice, prezzo, sconto e confezione si riempiono da soli.
3. Dai un'occhiata che sia tutto giusto e premi Aggiungi. Niente da ridigitare a mano.

Usa la Strada 2 tutte le volte che quel prodotto è già dentro un listino che hai importato: è la stessa cosa, ma senza riscrivere quello che hai già.

I prodotti venduti a confezioni (scatole)

Poi c'è la confezione d'acquisto, che è un'altra cosa: sotto ogni fornitore collegato c'è la casella "Per confezione", sempre in vista e modificabile al volo (ci scrivi il numero e si salva da solo) — serve a ordinare nelle scatole di quel fornitore, che possono essere diverse dalle tue. La regola per scrivere il numero è la stessa in tutti e due i casi: ci metti quanto contiene una scatola, nell'unità del prodotto.

• Prodotto venduto a mq → confezione 3 (3 mq per scatola).
• Prodotto venduto a pezzi → confezione 30 (30 pezzi per scatola).
• Prodotto venduto a metri (ml) → confezione 5 (5 metri per scatola).
• Prodotto sfuso (lo compri nella quantità che vuoi) → lascia il campo vuoto.

Le altre informazioni della scatola (formato 20×20, quanti pezzi contiene, peso…) non vanno qui: quelle sono caratteristiche del prodotto, le tieni nel loro spazio e compaiono anche sui documenti.

• Vale anche per i prodotti composti: nella ricetta, ogni pezzo mostra la sua confezione (📦 scatola da…), così anche i prodotti assemblati si ordinano a scatole giuste.
• Si imposta anche in fase di import: quando carichi il listino Excel di un fornitore, tra le colonne da abbinare c'è "Quantità per confezione". Se il file ha una colonna tipo "pz/scatola" o "mq scatola", Firekeeper la riconosce già da solo. Così dai le coordinate una volta sola, per tutto il listino.
• L'import riempie anche la confezione di vendita, in un colpo solo per migliaia di prodotti: nel wizard trovi il selettore "Questa merce si vende a scatole intere", acceso di suo. Se lo lasci acceso, la quantità per confezione del file diventa anche la confezione di vendita dei prodotti nuovi e di quelli che ancora non ce l'hanno; chi ha già la sua confezione scritta a mano non viene mai scavalcato. Se invece quel fornitore ti manda scatoloni che tu spacchetti, spegni il selettore: la confezione resterà solo un dato d'acquisto.
• Il listino misto non è un problema. Quasi tutti i listini hanno un po' di merce a scatole e un po' sfusa: Firekeeper guarda riga per riga. Dove il file indica una confezione, il prodotto va a scatole; dove la casella è vuota o a zero, resta sfuso. E dove il fornitore scrive "1" — che nel suo linguaggio vuol dire "singolo", non "scatola da uno" — il prodotto resta sfuso: nessun vincolo inventato dal nulla. Sotto il selettore ti viene detto in chiaro quante righe di quel file andranno a scatole e quante resteranno sfuse, prima di importare.

Prezzi di vendita: le fasce di listino

Il prezzo base può variare per fascia di cliente. Esempio:

In più, ogni fascia può avere eccezioni a prezzo fisso per singoli prodotti (l'eccezione vince sulla percentuale). Assegni la fascia al cliente una volta sola: da lì in poi ogni suo preventivo nasce coi prezzi giusti. Per ogni fascia decidi anche se lo sconto si mostra sul PDF (prezzo pieno barrato + percentuale) o si applica in silenzio.

Caratteristiche illimitate

Ogni prodotto porta uno "zaino" di caratteristiche: dimensione, colore, finitura, classe ignifuga, resa al mq… quante ne servono al tuo settore, senza limiti. Come funziona:

• Le etichette vivono in uno schedario unico per tutta l'azienda: "Dimensione" è la stessa per piastrelle e mobili, così i filtri non si sporcano.
• Si creano al volo: dalla scheda prodotto o direttamente durante l'import Excel ("questa colonna sconosciuta? È la Finitura").
• Viaggiano fino in fondo: dal prodotto alla riga del preventivo, della fattura e del DDT (fotocopiate, quindi modificabili sul singolo documento), e si stampano sul PDF in piccolo sotto la descrizione.
• In tabella puoi accenderle come colonne a scelta tua.

I due codici

Ogni prodotto può avere il tuo codice interno (es. KN001 — il tuo linguaggio di vendita) e, per ogni fornitore, il codice del fornitore (es. CAS-9987 — il suo linguaggio d'acquisto). Nei preventivi appare il tuo; negli ordini serve il suo. Al re-import di un listino, Firekeeper riconosce i prodotti prima di tutto dal codice del fornitore: puoi dare i tuoi codici a 10.000 voci senza paura di creare doppioni al prossimo aggiornamento prezzi.

Prodotti composti: la ricetta

Alcuni prodotti li assembli tu da più pezzi comprati da fornitori diversi: la scrivania è il piano (fornitore A) più le gambe (fornitore B). Nella scheda del prodotto trovi la sezione Composizione: aggiungi i pezzi dal listino, indichi le quantità, e Firekeeper fa i conti al volo.

Come si costruisce una ricetta, passo per passo:

1. Apri la scheda del prodotto finito (es. "Scrivania completa") e scorri fino alla sezione Composizione.
2. Premi "Aggiungi pezzo": cerca tra i tuoi prodotti il primo componente (es. "Piano scrivania") e sceglilo.
3. Imposta la quantità che serve per un prodotto finito (es. 4 gambe → scrivi 4). Ripeti "Aggiungi pezzo" per ogni componente.
4. Man mano, in basso vedi aggiornarsi da soli il prezzo suggerito (la somma dei pezzi), il costo e il margine.
5. Se il prezzo suggerito ti va bene, premi "Usa come prezzo" e diventa il prezzo di vendita del prodotto finito. Altrimenti scrivi tu il prezzo che vuoi: i conti del margine restano comunque aggiornati.

• Costo e margine sotto gli occhi: vedi quanto ti costano davvero i pezzi (dal fornitore preferito) e il margine sul tuo prezzo, in verde o in rosso. Niente più prodotti venduti sottocosto per sbaglio.
• Al cliente, una riga sola: nel preventivo compare "Scrivania completa", pulito e professionale. I pezzi restano dietro le quinte — pronti a diventare ordini ai fornitori giusti quando la commessa parte.
• O comprato o composto, mai tutte e due: un prodotto con fornitori collegati non può avere una ricetta, e viceversa — Firekeeper te lo impedisce con un messaggio chiaro, così gli ordini non rischiano mai di partire doppi (il prodotto intero E i suoi pezzi). Perfetto anche per confezioni e multipli: "cartone da 10" = 1 pezzo × quantità 10.
• Riconoscibile a colpo d'occhio: nel listino un prodotto composto porta la targhetta Composto nella colonna Fornitori, così sai subito quali assembli tu.

Composizioni a misura (Complex): pareti, recinzioni, zanzariere…

Se il prodotto finito lo vendi al metro o al mq — e non a pezzo fisso — la ricetta "Standard" non basta: le quantità dei materiali cambiano con la misura. Per questo, nella sezione Composizione trovi l'interruttore Standard / Complex.

Come si usa, passo per passo:

1. Apri Prodotto composto e passa su Complex.
2. Rispondi a "Come si vende questo prodotto?": al metro lineare, al metro quadro, o altro. Guida tutti i conti dopo.
3. Aggiungi i materiali. Per ognuno scegli quando serve: per ogni metro/mq, tutto il giro — perimetro — oppure fisso, per ogni pezzo finito.
4. Se il materiale si compra a pezzi (una barra, una guarnizione), scrivi anche "quanto misura un pezzo comprato" (es. una barra da 2,90 m). Firekeeper userà questo numero per trasformare i metri consumati in barre intere e calcolare il costo vero — mai sui metri, sempre sulle barre che compri davvero.
5. In fondo, "Prova coi numeri": metti un esempio (es. 30 metri) e controlla i conti. Il riquadro "📦 Cosa comprare" ti mostra le scatole di ogni materiale, già sommate anche se lo stesso materiale compare in più righe — così non compri mai una scatola di troppo.

La tabella del listino

• Colonne su misura (nella vetrina): col bottone "Colonne" accendi e spegni quello che vuoi vedere — codice, codice a barre (EAN), categoria, unità, prezzo, aliquota IVA, margine, fornitori e ogni caratteristica che ti sei creato. La scelta resta memorizzata. Il codice sta prima del nome, come sui listini di carta.
• Margine a colpo d'occhio (solo Direzione): accendi la colonna Margine e su ogni riga vedi la differenza tra il tuo prezzo di vendita e il costo del fornitore preferito, in verde se guadagni, in rosso se sei sottocosto, con la percentuale. Così scorri il listino e trovi al volo i prodotti da ritoccare — senza aprire una scheda alla volta. Il Commerciale non la vede.
• Codice a barre e IVA sul prodotto: nella scheda di ogni prodotto trovi la casella Codice a barre (EAN) — pronta per scanner e per abbinare i prodotti tra listini diversi — e l'Aliquota IVA, comoda quando hai voci con IVA diverse da riportare nei documenti.
• Codici a barre creati da soli, per tutti. Non tutti i prodotti hanno il codice a barre del fornitore stampato sulla scatola? Firekeeper genera un codice a barre interno (un vero EAN‑13, fascia "uso interno" che non va mai in conflitto con quelli veri) con un click. Lo fa all'import di un listino per i prodotti nuovi che ne sono sprovvisti — con un selettore per accenderlo o spegnerlo, e si disattiva da solo se il file aveva già la colonna del codice a barre — oppure a mano dal listino: dal menù "Strumenti" il comando "Genera codici a barre" li fa per tutti quelli che ancora non ce l'hanno, o il piccolo "genera" sulla singola riga. Così ogni prodotto diventa "sparabile" col lettore.
• Stampa le etichette col codice a barre. Dal menù "Strumenti" scegli "Stampa etichette" — oppure, se hai spuntato dei prodotti, il tasto compare anche nella barretta della selezione: ogni etichetta ha nome, codice a barre nitido (vettoriale, si legge a qualsiasi zoom) e il codice scritto sotto. Prima di stampare scegli cosa e come:
  • Cosa: solo i prodotti che hai spuntato (o quelli in pagina), oppure tutto il filtro attuale — un fornitore intero, una categoria, o l'intero listino.
  • Come: foglio A4 da ritagliare (stampante normale o fogli adesivi), oppure etichettatrice a rotolo (Zebra, Brother, Dymo…) — una etichetta per pagina, alla misura esatta del tuo rotolo (50×30, 40×30, 62×29 mm o la misura che vuoi). La scelta se la ricorda.
  Anche numeri enormi, senza impallare nulla: se stampi migliaia di etichette (fino a 100.000 e oltre), l'app le sforna a blocchi con una barra di avanzamento e te le consegna in un unico file ZIP pronto da scaricare (dentro trovi i PDF già divisi). Chi non ha ancora un codice lo riceve al volo, così non stampi mai etichette "vuote". Le legge qualsiasi pistola e anche la fotocamera del telefono.
• Parti da un prodotto esistente: col pulsante "Da esistente" crei una voce nuova già precompilata da un prodotto che hai (nome, categoria, unità, prezzo, IVA, caratteristiche) — codice e codice a barre restano vuoti, perché sono unici. Perfetto per varianti e prodotti simili.
• Categoria a tendina: niente testo libero, si sceglie dall'elenco o si crea con "＋ Aggiungi nuova…" — mai più doppioni tipo "Piastrelle" e "piastrelle".
• 50 / 100 / 200 voci per pagina e scorrimento orizzontale quando le colonne sono tante.
• Cestinatura a mazzo (solo Direzione): ogni riga ha una casella di spunta — selezioni quelli che vuoi (o tutti quelli della pagina) e compare la barra "Cestina N voci". Finiscono tutti nel Cestino insieme, sempre reversibili. I prodotti usati in un preventivo, in un DDT o dentro una ricetta restano protetti, e Firekeeper te lo dice.
• Elimina listino (nel retrobottega, fornitore attivo): svuota in massa il listino di un fornitore con la protezione conta-prima — i prodotti che hanno anche altri fornitori perdono solo il collegamento, non spariscono.

14. Importare listini da Excel

Migliaia di prodotti in pochi minuti, qualunque sia il formato del fornitore. Collaudato su listini veri da 46.000 righe.

Ogni fornitore fa l'Excel a modo suo: chi ha 5 colonne, chi 15; chi vende al pezzo, chi al metro quadro; chi scrive "Prezzo" e chi "Listino €". Il wizard di importazione è fatto per digerirli tutti, in tre passi:

Passo 1 — Carica il file

• Si parte dal fornitore: dalla sua scheda (bottone "Importa listino Excel") oppure dalla pagina Listino, linguetta "Listini fornitori" — se quel fornitore è già scelto nel menù, "Importa da Excel" parte dritto senza domande.
• Se il file ha più fogli, scegli da quale partire: a fine import il wizard ti riporta alla scelta, così li importi uno dopo l'altro senza ricaricare il file.

Passo 2 — Abbina le colonne

Per ogni colonna dell'Excel dici a Firekeeper che cos'è. I ruoli disponibili:

Firekeeper prova a indovinare da solo (riconosce "prezzo", "price", "descrizione", "cod. articolo"…) e tu correggi solo dove serve. La mappatura si salva per fornitore: il prossimo import te la ritrovi pronta.

Sotto le colonne, tre decisioni:

• Sconto del fornitore (facoltativo): scrivi "55" o "50+10" e vedi subito l'equivalente e un esempio (listino €100 → costo €45). Vuoto = i prezzi del file sono già quelli che paghi.
• Righe sconosciute — scelta obbligatoria, niente default silenziosi:
  · Salta la riga → stai solo aggiornando i prezzi di prodotti che hai già;
  · Crea un prodotto nuovo → primo import di questo fornitore, entra tutto il suo catalogo.
• Se scegli "Crea", il ricarico % è obbligatorio: il prezzo di vendita dei prodotti nuovi nasce da costo + ricarico, e Firekeeper si rifiuta di inventarne uno (un prodotto a prezzo zero sbaglierebbe i margini in silenzio). Puoi impostare anche il codice interno automatico — dai un prefisso (KN) e le cifre (3) e i nuovi prodotti ricevono KN001, KN002, KN003… proseguendo da dove eri rimasto (il codice del fornitore resta comunque salvato a parte) — e l'unità di misura di riserva: utile quando l'intero listino si vende allo stesso modo e il file non ha nemmeno la colonna.

Passo 3 — Controlla e conferma

Prima di toccare qualsiasi cosa, il wizard ti mostra l'anteprima riga per riga con l'esito previsto:

• Con lo sconto attivo, la colonna prezzi mostra listino barrato → costo su ogni riga.
• Se più di metà delle righe verrebbe saltata, un avviso rosso ti suggerisce che forse volevi "Crea" — la classica svista del primo import.
• Alla conferma l'import lavora a lotti con barra di avanzamento: decine di migliaia di righe senza bloccare il browser.

Il re-import: aggiornare i prezzi in sicurezza

Quando il fornitore manda il listino nuovo, rifai l'import (mappatura già pronta) e scegli "Salta": i prodotti si riconoscono prima di tutto dal codice del fornitore, poi dal tuo codice interno, poi dal nome. Risultato: prezzi aggiornati, zero doppioni — anche se nel frattempo hai dato i tuoi codici KN a tutto il catalogo.

15. Fatture elettroniche

Dall'app allo SDI, senza passare da altri programmi.

Come funziona

• Componi la fattura come un preventivo: righe dal listino o libere, IVA per riga con nature di esenzione guidate quando l'aliquota è zero.
• Invia a SDI: l'XML si genera e parte da solo; lo stato (inviata, consegnata, scartata) si aggiorna automaticamente.
• Il PDF di cortesia dice sempre le stesse cifre dell'XML trasmesso: mai due verità. E viaggia via email col tasto «Invia di cortesia» (l'originale fiscale passa dallo SDI, come vuole la legge).
• Scadenze di pagamento e banca d'appoggio (IBAN) si scelgono dalla fattura; finiscono in Incassi e pagamenti, dove tieni sotto controllo chi ti deve pagare e quando.

Da dove nasce una fattura

Quasi mai da zero: dalla commessa («Genera fattura»), dal preventivo (stesse righe), dal DDT (anche riepilogativa di più consegne), dai SAL di avanzamento, dalle ore a consuntivo, dai canoni ricorrenti che nascono di notte da soli. In ogni caso arriva già vestita coi predefiniti del cliente e dell'azienda: pagamento, scadenza, esigibilità, split, reverse charge.

Gli stati della fattura

Bozza (si lavora liberamente) → Inviata (l'XML è partito) → Consegnata (lo SDI l'ha recapitata) oppure Scartata (lo SDI segnala l'errore da correggere: si sistema e si rimanda). Tutto si aggiorna da solo, senza controllare caselle PEC.

Numero protetto, a norma di legge. Il numero della fattura è assegnato in automatico, in sequenza, perché la legge richiede una numerazione progressiva e continua (art. 21 DPR 633/72). Per questo il campo è protetto da un lucchetto: se provi a cambiarlo, Firekeeper ti chiede "Sicuro di cambiare il numero?" spiegandoti il rischio (buchi o doppioni nella serie) — e solo dopo la tua conferma il campo si sblocca. Un errore banale in meno da spiegare al commercialista.

Conservazione a norma — e il freno che ti evita il guaio

Una fattura elettronica va conservata a norma per dieci anni: non basta averla emessa. È il tipo di adempimento che nessuno dimentica per ignoranza — lo si dimentica perché non c'è niente che lo ricordi al momento giusto. Firekeeper ce l'ha.

• Si accende con un interruttore, non con una modifica al programma: nel pannello di piattaforma si sceglie se la conservazione la fa l'intermediario (è un servizio suo, si paga a fattura) e la stessa scelta viene comunicata a lui in automatico.
• Se conservi altrove, lo dichiari: presso l'Agenzia delle Entrate o presso un conservatore accreditato, con gli estremi del contratto. È la risposta pronta alla domanda «dove conservate?», e Firekeeper vi scrive accanto chi l'ha dichiarata e quando, da solo.
• Il freno. Se non risulta nessuna delle due cose, la fattura non parte. E si ferma prima di prendere il numero: nessun numero consumato, nessun buco nella serie, niente da spiegare al commercialista. Un avviso lo si ignora dalla seconda volta; un numero bruciato non torna indietro.
• Chi può cambiarla: solo il gestore della piattaforma. Nemmeno un utente Direzione può spegnere la conservazione, e il divieto vive nel database — non è un bottone nascosto a schermo.

Fatture ricevute

Ogni ricevuta ha il suo PDF di consultazione, disegnato al volo dai dati SDI — e alla contabilizzazione apre una rata per scadenza secondo le condizioni del fornitore: lo Scadenzario si popola da solo. Con il modulo dedicato importi anche le fatture dei fornitori in file XML: entrano in Incassi e pagamenti con le loro scadenze, così hai entrate e uscite in un colpo d'occhio solo.

16. DDT — documenti di trasporto

La merce viaggia sempre accompagnata.

• Nasce da zero, da un preventivo, da una fattura (righe già pronte) — o da solo, quando la merce esce davvero dal magazzino: lo trovi nella linguetta «Da emettere», col contatore.
• I prezzi sono facoltativi: scegli tu se il DDT li mostra o no.
• Il numero lo assegna il sistema, in sequenza, senza buchi da gestire a mano.
• La catena funziona anche all'incontrario: dal DDT nasce la fattura con un click, e dalla lista puoi fare la fattura riepilogativa (tipo TD24) di più DDT dello stesso cliente in un colpo — Firekeeper controlla da solo che siano dello stesso cliente e che nessuno sia già stato fatturato.
• Con la fatturazione alla consegna (Impostazioni), la bozza di fattura nasce da sola appena il DDT esce.
• Il DDT viaggia via email col suo PDF («Invia al cliente»), e se la Direzione lo concede lo emette anche il Magazzino dal suo portale, a fine preparazione.

17. Canoni ricorrenti — le fatture che si scrivono da sole

Assistenza mensile, manutenzione annuale, abbonamenti: il lavoro più noioso del mondo, preso in carico dall'app.

Da lì in poi ci pensa la notte: alla scadenza la fattura nasce in bozza — col periodo scritto in causale ("Canone: Assistenza — periodo 01/08 → 31/08") e già vestita con le impostazioni del cliente (pagamento, scadenza, split, reverse…) — e la data avanza al periodo successivo. Tu la trovi tra le Bozze, la controlli e la mandi: l'automa prepara, tu firmi.

• «Invia da sola a SDI»: l'interruttore sul singolo canone, per i contratti fissi dei clienti fidati — la fattura non si ferma nemmeno in bozza: alla scadenza viene numerata e trasmessa da sola, e tu la ritrovi già inviata. Spento di serie: l'automazione totale la scegli tu, contratto per contratto.
• «Genera adesso» per non aspettare la notte.
• Il link all'ultima fattura di ogni canone, sempre a portata.
• Sospendi / Riattiva per le pause contrattuali.

18. Prima nota

Il registro di tutte le scritture, blindato come si deve.

Ogni movimento scrive da sé la scrittura ⚡

Questo è il cuore della contabilità di Firekeeper. Quando registri un incasso o un pagamento, l'app genera automaticamente la scrittura in partita doppia (dare = avere, sempre in equilibrio) e la deposita qui. Tu non tocchi un numero di conto: pensi in soldi che entrano ed escono, il linguaggio da ragioniere lo parla l'app. Lo stesso vale per le fatture: una fattura consegnata al cliente (o una fattura fornitore importata) scrive da sé la propria scrittura e apre la partita da incassare o da pagare.

Registrata non si modifica

Una scrittura registrata non si modifica e non si cancella: se hai sbagliato si fa uno storno (la scrittura di segno opposto), esattamente come in contabilità vera. Così i libri restano puliti e a prova di controllo.

19. Incassi e pagamenti

La pagina che userai ogni giorno: chi ti deve pagare, chi devi pagare, e quando.

In cima due numeri grandi ti dicono subito la salute della cassa:

• Da incassare (ambra) — quanto ti devono i clienti.
• Da pagare (rosso) — quanto devi ai fornitori.
• Saldo atteso — la differenza: come starà la cassa quando tutti avranno pagato.

Le linguette Da incassare / Da pagare / Saldate mostrano solo quel gruppo, mai mescolati. E in testa alla pagina ci sono i due occhiali: Per controparte (scegli il cliente o fornitore e registri — anche più partite coperte da un bonifico solo, ripartite da sole dalla più vecchia e correggibili riga per riga) e Per scadenza (il calendario: il futuro mese per mese coi subtotali, e gli orizzonti in fondo — quanto esce subito, il mese prossimo, quello dopo, e oltre). Ogni riga ti dice la scadenza, se è in regola o scaduta da N giorni, e quanto manca. Un tasto "Registra incasso" / "Registra pagamento", scegli la banca, e sei a posto. Il tasto Paga è pieno di brace solo sulle rate scadute: sulle altre resta a contorno, così la forma del bottone frena la fretta dove non serve.

Tutto collegato: dagli ordini alla banca

Le scadenze degli ordini fornitori e delle fatture diventano da sole "partite" da pagare o incassare. Paghi un ordine dal suo dettaglio? La scadenza si chiude, la scrittura compare in Prima nota, il totale "Da pagare" cala. Nessun doppio inserimento, nessun foglio Excel a parte.

Le scadenze dei fornitori, una verità sola ⚡

Sulla scheda di ogni fornitore scrivi una volta come paga — anche regole complesse, dettate come in ufficio: 30/60/90 fine mese, IVA a 30. Da lì in poi non tocchi più niente: quando una sua fattura entra in Firekeeper (dallo SDI o importata), la contabilità apre una partita per rata, con le date giuste e gli importi veri della fattura — decorrenza dalla data fattura o da fine mese, come si fa davvero. Tre rate più l'IVA? Quattro righe nello Scadenzario, che quadrano al centesimo col debito in partita doppia, ritenute e arrotondamenti compresi. Un fornitore senza condizioni fa una scadenza sola, alla data scritta in fattura.

E l'ordine vede le stesse rate: se la fattura è agganciata a un ordine (da sola, o dalla Sentinella), le sue rate compaiono nel dettaglio dell'ordine, e le previsioni che avevi scritto lì a mano lasciano il posto al debito vero. Avevi già versato un acconto prima della fattura? Non si perde e non si conta due volte: resta come acconto chiuso, si scala dalla prima rata, e il database gira da solo la cifra dal conto Fornitori c/anticipi ai debiti verso fornitori — la scrittura la trovi in Prima nota. Scontabilizzi la fattura? L'acconto torna in piedi, le rate spariscono, tutto si storna pulito.

Lo Scadenzario, il dettaglio dell'ordine e Incassi e pagamenti leggono tutti la stessa tabella: non esistono due elenchi che dicono cose diverse. E il tasto Paga è lo stesso dappertutto — scegli la banca, e nasce la scrittura. Ogni rata resta modificabile finché è aperta; una rata della fattura si cambia ma non si cancella, perché è il debito che hai davvero.

L'incasso cumulativo: un bonifico, dieci fatture e mezzo

Il cliente ti fa un versamento solo che copre dieci fatture e mezza dell'undicesima? Scrivi la cifra arrivata e Firekeeper riparte da solo sulle fatture aperte, dalla più vecchia: le piene si chiudono, l'ultima resta segnata parziale — e ogni casella resta correggibile a mano se vuoi distribuire diversamente. La somma deve tornare al centesimo (te lo dice lui, riga per riga), e a registrazione fatta nascono in un colpo l'incasso, gli abbinamenti e la scrittura in partita doppia. Identico sul fornitore con Registra pagamento. Le tendine filtrano gli incassi per cliente e i pagamenti per fornitore (col conteggio delle partite accanto al nome). È la riconciliazione che con l'open banking parte dal movimento bancario vero: qui la fai a mano, per assegni, contanti e per chi il premium non ce l'ha — stessa contabilità, zero rinunce.

20. Banca — l'estratto conto entra da solo

Dove il conto corrente incontra la contabilità.

Scarichi l'estratto conto dalla tua banca (CSV o Excel, va bene quasi qualunque formato) e lo importi in un click: Firekeeper riconosce da solo le colonne (data, importo, causale — e se la tua banca separa entrate e uscite, capisce anche quello), ti mostra l'anteprima prima di salvare e scarta da solo i doppioni — puoi reimportare lo stesso file dieci volte, i movimenti non si duplicano mai.

Ogni movimento entra come "da riconciliare" e qui succede la magia: Firekeeper ti propone da solo a quale fattura o scadenza abbinarlo, con un punteggio di probabilità e i motivi in chiaro ("importo esatto", "nome nella causale", "numero fattura"…) e un'etichetta che dice quanta attenzione serve: verde vuol dire "conferma a occhi chiusi", ambra "controlla", grigia "decidi tu". I casi sicuri li confermi anche tutti in blocco con un click; per gli altri hai l'abbinamento a mano (anche un bonifico che salda più fatture insieme), l'abbuono per chi ti paga qualche euro in meno ("chiudi lo stesso e pace"), e il "senza partita" per commissioni bancarie, interessi e F24 — che diventano scritture contabili al volo. La regola d'oro non cambia mai: Firekeeper propone, tu confermi — nessun abbinamento viene scritto in automatico senza il tuo ok.

Open Banking: il conto corrente collegato in diretta

L'import del file è comodo — ma si può fare di meglio: niente file del tutto. Dal tasto Conti collegati colleghi il tuo conto corrente vero con l'Open Banking (il canale europeo PSD2, lo stesso usato dalle app di pagamento): premi "Collega un conto", si apre la pagina sicura dove scegli la tua banca e autorizzi tu stesso l'accesso in sola lettura — le credenziali bancarie non passano MAI da Firekeeper, l'autorizzazione la dai direttamente alla tua banca. Da quel momento i movimenti arrivano da soli — e come sempre decidi tu quanto automatismo vuoi: con lo scarico automatico acceso i movimenti si scaricano ogni notte e la mattina li trovi già in "Da riconciliare"; se preferisci il controllo manuale, lo spegni e usi il bottone "Scarica i movimenti adesso". Appena completi il consenso, Firekeeper si accorge da solo dei conti nuovi e fa subito il primo scarico.

Il bello è che tutto il resto non cambia: stessi movimenti, stesso anti-doppione (import da file e Open Banking convivono senza mai duplicare), stesse proposte di abbinamento, stessa regola "Firekeeper propone, tu confermi". Ogni conto collegato lo abbini una volta al conto del piano dei conti (Banca c/c, Cassa…) e da lì in poi ci pensa lui. Se il consenso sta per scadere (la legge lo fa rinnovare periodicamente), Firekeeper ti avvisa.

21. Contabilità — esercizi, piano dei conti e assestamenti

Le fondamenta su cui tutto il resto si appoggia da solo.

• Esercizi: imposti una volta l'anno contabile corrente. Finché è aperto i documenti che stampi portano il timbro «PROVVISORIO»; quando lo chiudi, il timbro sparisce da solo e il bilancio diventa definitivo.
• Piano dei conti: c'è già pronto e completo — banche, clienti, fornitori, ricavi, costi — e lo personalizzi come vuoi.
• Il valore del magazzino sempre in vista, con il tasto per registrare le rimanenze (qui sotto).

Le rimanenze di magazzino, calcolate da sole

A fine anno il valore di quello che hai in magazzino deve entrare in bilancio: è la voce Rimanenze, e non è un dettaglio — riduce i costi dell'esercizio (la merce comprata ma non ancora consumata non è un costo di quest'anno). Il bello: Firekeeper lo sa da solo, perché il magazzino conosce ogni lotto col suo costo reale. Vedi il valore del magazzino ora (quantità in giacenza × costo d'acquisto) e con un click "Registra rimanenze finali" parte la scrittura di assestamento giusta, datata a fine anno. E se il magazzino era già valorizzato l'anno prima, registra solo la variazione (rimanenze salite = meno costi; scese = più costi) — esattamente come vuole la ragioneria. Sbagli? Annulla e rifai.

Ratei e risconti: le spese a cavallo d'anno, senza mal di testa

L'assicurazione pagata a ottobre che copre fino ad aprile, il canone incassato a dicembre per tutto l'anno prossimo: sono i famosi ratei e risconti, il capitolo che agli esami di ragioneria fa tremare tutti. In Firekeeper sono due domande: è un costo o un ricavo? l'hai già registrato o arriverà dopo? Poi metti importo e periodo, e l'app fa il resto: calcola la quota di competenza giorno per giorno, ti mostra l'anteprima ("di questi 1.200 €, 300 sono di quest'anno e 900 li rimando al prossimo") e alla conferma registra la scrittura di assestamento giusta, datata a fine esercizio. Se sbagli, Annulla storna tutto in un click. Tu non devi sapere cos'è un "risconto attivo": lo sa Firekeeper per te.

L'IVA giusta, decisa una volta sul fornitore

Qui sta la marcia in più. Le regole IVA più ostiche le imposti una volta sola sull'anagrafica del fornitore, e ogni sua fattura le eredita da sola — restando sempre correggibili al volo sulla singola fattura (la regola aurea: tutto ciò che si può automatizzare, si automatizza).

• Detraibilità IVA parziale: l'auto aziendale detrae il 40%, la rappresentanza no, e così via. Imposti la percentuale sul fornitore e Firekeeper spacca l'IVA da solo — la parte non detraibile finisce a costo, come dev'essere. La cambi al volo su una fattura e la scrittura si rifà da sola.
• Reverse charge (inversione contabile): per subappalti edili, pulizie, intra-UE… il fornitore fattura senza IVA e sei tu a doverla registrare due volte (a credito e a debito). Firekeeper la riconosce dall'XML (Natura N6) o la eredita dal fornitore, e fa l'autofattura da solo. Un incubo da ragionieri ridotto a una spunta.
• Note di credito (TD04), in uscita e in entrata: si collegano alla fattura originale e ne abbassano da sole la partita aperta. Niente saldi gonfiati.

22. Liquidazione IVA e imposte

Quanto devi allo Stato, quando, e con quale codice tributo.

La pagina Liquidazione IVA fa il conto del trimestre (o del mese): quanta IVA hai incassato, quanta ne hai versata, e quanto devi allo Stato — con i due registri IVA (vendite e acquisti) pronti da consultare. Il calcolo si legge riga per riga come su un foglio (debito, meno credito, meno riporto) e l'esito è un tabellone: è il numero che scrivi sull'F24, e sotto ci sono già la scadenza e il codice tributo. In Home compare un avviso quando la scadenza si avvicina. Il commercialista, se vuoi, controlla e basta.

La pagina Imposte tiene il conto degli altri versamenti dell'azienda, con le loro scadenze: quello che devi allo Stato non vive su un post-it.

Tutti i regimi IVA, non solo quello base. Firekeeper conosce ogni caso, così puoi usarlo davvero al posto del commercialista, chiunque tu sia:

• IVA immediata — il caso normale: l'IVA della fattura la devi allo Stato quando la emetti.
• IVA a esigibilità differita — l'IVA entra nel conto del periodo in cui incassi, non di quando emetti. Se il cliente ti paga a metà su due mesi, l'IVA si divide da sola in proporzione. La parte non ancora incassata resta «in sospeso» e si riporta, non si perde.
• Split payment (scissione dei pagamenti) — per le vendite alla Pubblica Amministrazione: il cliente ti paga solo l'imponibile e versa lui l'IVA allo Stato. Firekeeper lo sa: quell'IVA non diventa un tuo debito, la fattura la marca «scissione dei pagamenti», e la contabilità resta pulita.
• IVA per cassa — il regime in cui versi l'IVA delle vendite solo quando incassi e, in cambio, detrai quella degli acquisti solo quando paghi il fornitore. Anche gli acquisti differiti si comportano come le vendite: l'IVA a credito entra al pagamento, in proporzione.

L'esigibilità si sceglie sulla singola fattura (e nasce da sola giusta: una vendita a un cliente PA parte già in split payment), oppure si imposta come predefinita per l'azienda e per ogni fornitore. Quando chiudi un periodo, la liquidazione si congela in un archivio (resta fissa, com'è stata dichiarata) e Firekeeper genera la scrittura contabile «Erario c/IVA» — il conto verso lo Stato — da solo. Se serve, un periodo si può riaprire.

23. Cespiti e ammortamenti

I tuoi beni si "consumano" da soli, e la scrittura la fa l'app.

Il furgone, le attrezzature, i macchinari: sono i cespiti, e ogni anno una fetta del loro costo va in contabilità come ammortamento. Di solito è il lavoro più "da commercialista" che ci sia — qui è una pagina. Registri il bene una volta sola (se nasce da una fattura ricevuta, si precompila da solo): la categoria decide tutto — aliquota e conti — secondo la regola aurea: impostato una volta, ereditato per sempre, e sempre correggibile. Per i beni comprati prima di Firekeeper basta indicare il fondo già maturato, e il conteggio riparte dal punto giusto.

A fine anno premi "Calcola anteprima": vedi la quota proposta per ogni bene (col primo anno a metà aliquota, come vuole la prassi, e senza mai superare il valore residuo), controlli, e con "Registra" parte una sola scrittura di assestamento, perfettamente quadrata. Rifarla due volte è impossibile: l'app se ne accorge e ti dice "niente da ammortizzare". E quando vendi o rottami un bene, il dialog di dismissione ti mostra in anticipo plusvalenza o minusvalenza e scrive la scrittura completa da solo.

Ogni bene ha la sua barra di consumo: verde se è giovane, ambra a metà vita, rosso quando è quasi tutto ammortizzato — e quel rosso è un avviso commerciale, non solo contabile: vuol dire "preparati a ricomprarlo".

24. Bilancio

La fotografia che il commercialista ti prepara una volta all'anno, tu ce l'hai sempre.

La pagina Bilancio raccoglie tutte le viste, divise per famiglia — il bilancio a norma, le viste gestionali e l'analisi:

• Conto economico — com'è andata: ricavi meno costi, con l'utile (o la perdita) in evidenza, verde o rosso.
• Stato patrimoniale — come sei messo: da una parte quello che hai (banca, crediti, attrezzature), dall'altra quello che devi (fornitori, IVA, F24). Con la prova di quadratura sempre in vista: attivo = passivo, come vuole la partita doppia.
• Bilancio di verifica — per chi vuole i numeri nudi: ogni conto con dare, avere e saldo. È la tabella che il commercialista chiede per prima: qui è pronta da mostrare.
• A norma — il bilancio nella struttura di legge (Codice Civile): Stato Patrimoniale a sezioni contrapposte (art. 2424) e Conto Economico "a scalare" (art. 2425), esattamente nell'ordine e coi nomi ufficiali. L'app riconosce da sola se sei micro-impresa, bilancio abbreviato o ordinario (dalle soglie di legge), e puoi comunque forzare il formato a mano.
• Margine per commessa — nel gruppo Analisi: scegli una commessa e vedi i suoi ricavi meno i costi veri registrati in contabilità, col margine in euro e in percentuale. È la redditività reale del singolo lavoro, non il preventivo: quanto ti è rimasto in tasca da quella commessa.

Scegli l'esercizio e, volendo, una data precisa ("come stavo al 31 marzo?"): il bilancio si ricalcola al volo, sempre dai movimenti veri — mai numeri copiati a mano.

La Nota integrativa (le "note" obbligatorie al bilancio) ha la sua linguetta: otto sezioni già scritte con le formule standard, che correggi dove serve — si salvano da sole. C'è anche un campo per il numero medio di dipendenti: lo scrivi una volta, entra da solo nella sezione "Personale" e aiuta l'app a capire il formato giusto. Dal tasto Scarica PDF, sulla vista "A norma", ottieni il bilancio completo pronto da stampare: Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa, con il tuo logo, il formato riconosciuto e la prova di quadratura. Se sei micro-impresa, il PDF stampa solo le informazioni in calce (art. 2435-ter), come prevede la legge.

25. Note spese

Scontrino fotografato, rimborso tracciato — e il costo dove deve stare.

• Ognuno carica le proprie spese: descrizione, categoria (vitto, carburante…), importo con IVA scorporata da sola, foto dello scontrino.
• Il giro è semplice: Bozza → Inviata → Approvata → Rimborsata (o Rifiutata). La Direzione vede quelle di tutti e decide.
• Aggancia la spesa alla sua commessa (campo Commessa nella maschera): quel costo abbassa il margine nella spia Guadagno della Sentinella — così il numero è quello vero, non gonfiato. Nella commessa aperta trovi la sezione Note spese con importi, chi le ha sostenute e lo scontrino allegato.

26. Clienti e fornitori: i dossier

Non un'anagrafica da compilare: una pagina che ti dice quanto vale il rapporto.

• Scheda completa: dati fiscali (P.IVA, codice SDI o PEC — con controlli guidati per la fatturazione elettronica), contatti, indirizzi.
• Quante email vuoi: una principale più tutte le email in copia (CC) che servono (l'ufficio acquisti, il tecnico, il titolare…). Quando invii un preventivo dall'app partono tutte insieme — e al momento dell'invio puoi sempre aggiungerne o toglierne. Lo stesso vale per i fornitori.
• Listino di vendita assegnato: scegli la fascia del cliente e da quel momento preventivi, fatture e DDT usano i suoi prezzi.
• Le regole documenti del cliente: paga a 60 giorni con RiBa, è una PA con split payment, è un committente edile con reverse charge… lo scrivi qui una volta e ogni suo documento nasce già così.
• Sulla scheda del fornitore scrivi una volta le sue condizioni di pagamento (anche 30/60/90 fine mese, IVA a 30): da lì in poi ogni sua fattura apre le rate da sola, al centesimo. E qui vivono anche detraibilità IVA e reverse charge che le sue fatture erediteranno.
• Chi firma i contratti (cliente): nome, cognome, email e cellulare del firmatario — lo scrivi una volta, tutti i contratti lo ereditano.
• I soldi li vede solo la Direzione: il commerciale usa lista e dossier senza importi né margini. E dal campo «In carico a» passa la regola più importante: ogni commerciale vede solo i clienti che ha in carico — e con loro preventivi, commesse, fatture e richieste. Un cliente senza venditore resta della Direzione.
• Portale clienti: il cliente entra con il suo accesso e vede solo le sue pratiche, richieste e documenti — e da lì firma il contratto quando c'è.
• I clienti nati dagli acquisti del negozio online hanno il loro spazio nella pagina Store: questa lista mostra i clienti di lavoro.

27. Assistenza — le richieste dei clienti

Nessuno resta ad aspettare senza che tu te ne accorga.

Un registro, non un mucchio di riquadri

La pagina ha la stessa faccia di Commesse, Fatture e Preventivi: una tabella densa, righe fitte, tutto sotto gli occhi senza scorrere. Ogni riga dice priorità, oggetto e cliente, categoria, data di apertura, attesa e stato; un click la apre nella sua scheda, con i dati del cliente, il testo della richiesta e il comando per far avanzare lo stato.

⏱ La colonna "Attesa"

È il pezzo forte della pagina. Accanto a ogni richiesta c'è scritto da quanti giorni è aperta. Non una data da confrontare a mente col calendario: il numero dei giorni, già fatto.

• Fino a 2 giorni — nero, tutto regolare.
• Oltre 2 giorni — ambra: sta invecchiando, guardala.
• Oltre 7 giorni — rossa: quel cliente sta aspettando da una settimana.

E la richiesta che nessuno ha ancora preso in mano porta una tacca rossa sul fianco della riga: la vedi con la coda dell'occhio, prima ancora di leggere. Una lista di venti richieste si scansiona in tre secondi.

I quattro numeri in cima

• Aspettano una risposta — quante sono aperte e non ancora prese in mano (in rosso quando ce n'è almeno una; se è zero te lo dice con orgoglio: "nessuna in attesa: sei in pari").
• La più ferma — da quanti giorni aspetta la peggiore, col nome del cliente sotto. È la telefonata da fare per prima.
• In lavorazione — quante sono già in mano a qualcuno.
• Chiuse — quante ne avete già chiuse fra quelle aperte questo mese.

Priorità che si leggono, filtri che contano

• La priorità è una targhetta con il segno e la parola — ▲ Alta, ● Media, ○ Bassa: si capisce anche in bianco e nero, anche per chi non distingue i colori, anche col telefono al sole.
• I chip di filtro in testa portano il loro conteggio ("Aperto · 3").
• La ricerca guarda oggetto, cliente e categoria.
• In fondo, il piede coi totali: aperte, in lavorazione, chiuse del mese.

28. Store — il negozio online

Il sito e-commerce legge il catalogo da Firekeeper e gli consegna gli ordini. Tu decidi cosa va in vetrina; al resto pensa la macchina.

La vetrina la governi dal Listino

• Scheda prodotto → sezione «Vendita sul sito»: un interruttore («In vetrina» / «Non in vetrina»), la posizione, e il menu delle scelte del configuratore — es. Larghezza → 120 / 140 / 160, ognuna col suo eventuale supplemento.
• Prezzo e IVA sono quelli della scheda, IVA esclusa: il prezzo finale ivato lo mostra il negozio al cliente. Un posto solo per il prezzo, niente doppioni.
• Le scelte del configuratore valgono SOLO per il sito: preventivi manuali, ordini e listini non le vedono e non le chiedono.
• Togliere un prodotto dal sito = spegnere l'interruttore: sparisce dal negozio in pochi minuti, e il menu resta salvato per quando riaccendi.

Le tre linguette dello Store

Tutto ciò che nasce da un acquisto online non si mischia col lavoro interno: clienti, preventivi e commesse del sito spariscono dalle liste standard e vivono qui. Vendite: ogni vendita con data, cliente, cosa ha comprato (con le scelte del configuratore), totale, indirizzo di spedizione, dati fiscali, documenti collegati — e il semaforo degli ordini fornitori: verde «inviati», ambra «da inviare», o il bottone «Genera ordini fornitori» che apre il pannello lì dove sei. Clienti: chi ha comprato online, ognuno col suo conto — quanti acquisti, quanto speso, spedizione e dati fiscali, e lo storico degli ordini aperto sul posto. Vetrina: cosa è online, in che ordine, a che prezzo e con che scelte. La contabilità resta unica: al bilancio non importa da dove arriva una vendita.

Le tre promesse della consegna

• Mai un ordine doppio. Se la rete cade e il sito riprova cento volte, il documento nasce UNA volta: le ripetizioni ricevono lo stesso numero.
• Gli errori parlano. Un pacchetto sbagliato viene rifiutato spiegando esattamente cosa non va — e l'ordine non si crea a metà: o nasce tutto (cliente, richiesta, preventivo, commessa) o niente.
• Nessuna vendita si perde per un centesimo. Se il sito aveva un prezzo vecchio in cache, l'ordine passa lo stesso col prezzo pagato dal cliente, marcato «da ricontrollare» con la nota di quanto e dove.

Il pilota automatico degli ordini fornitori

In Impostazioni → Ordini vivono due interruttori — «Genera da solo: ordini del negozio online» e «Genera da solo: preventivi accettati (interni)». Accesi, all'accettazione il motore genera gli ordini fornitori senza nessun clic: stesso identico motore del gestionale (composti esplosi, scatole intere, magazzino scalato per primo, prenotazioni), solo che lavora da solo, anche alle undici di sera. Divisi per scelta, anche sull'invio: l'interruttore del negozio fa il giro COMPLETO da solo — genera gli ordini, spedisce le email ai fornitori e li timbra «Ordinato» — mentre il lavoro interno resta governato dal suo interruttore. E ogni email al fornitore parte sempre col PDF dell'ordine in allegato: gli ordini del negozio hanno un documento dedicato che non si confonde mai con quelli interni; se il PDF non si riesce a disegnare, l'email NON parte e l'ordine resta «da inviare» bene in vista. Il cliente che compra online riceve la sua conferma d'ordine in PDF, con le scelte fatte, i totali e l'IVA.

Il fornitore risponde, e Firekeeper capisce

Ogni ordine parte con un indirizzo di risposta timbrato, e quando il fornitore preme Rispondi la sua email torna dentro Firekeeper, agganciata all'ordine giusto — e la legge l'AI, allegati PDF compresi. Il verdetto arriva su Slack già masticato: ✅ confermato (con data di consegna, colli e peso se dichiarati, timbrati sull'ordine), ⚠️ problema col riassunto in una frase, ❓ domanda. E se vuoi, la conferma di un ordine del negozio avvisa da sola il cliente finale: «ordine confermato, in preparazione» — senza promettere date, e senza mai girargli problemi o domande: quelli si fermano da te. Se l'AI non riesce a leggere, l'avviso arriva comunque, semplice: mai il silenzio. E alla conferma può nascere da solo il DDT vero — numerato, nel flusso contabile normale — che parte al fornitore via email, con colli e peso presi dalla conferma stessa.

La sicurezza, in due righe

Ogni sito collegato ha il suo lasciapassare: nel database vive solo l'impronta (se anche trapelasse, il segreto no), e revocare un sito è spegnere una riga — senza toccare gli altri. La connessione è pronta per più siti e più vetrine, quando serviranno.

29. Report — la fotografia del periodo, scritta dall'AI

Scegli un periodo, premi un tasto: l'analisi te la scrive l'intelligenza artificiale.

La fascia dei numeri

• Commesse attive — il dato-manifesto: quanto lavoro hai in casa adesso.
• Preventivi inviati — quanto stai seminando.
• Rate scadute — in rosso quando ce ne sono: i soldi che aspettano di rientrare.
• Margine medio — in ambra quando è in calo: la spia che si accende prima che il problema si veda in banca.

Un colore che compare solo quando serve vale più di dieci grafici: se la fascia è tutta neutra, va tutto bene e puoi chiudere la pagina.

🔏 Il sigillo dell'AI

Sotto la testata corre un filetto d'accento con la pastiglia AI. Dichiara una cosa sola, senza ambiguità: quello che leggi l'ha scritto l'intelligenza artificiale, non una persona. I numeri sono i tuoi, presi dai dati veri; il ragionamento che li commenta è di una macchina, e Firekeeper te lo dice in faccia invece di lasciartelo indovinare.

Come si genera

1. Apri il selettore del periodo: due date, oppure i tasti rapidi dei mesi — un click e le date si compilano da sole.
2. Premi Genera report. L'analisi può richiedere fino a un minuto: sta leggendo i dati veri, non un riassunto.
3. Il testo compare sotto il sigillo, e il report resta salvato.

A destra c'è lo storico: tutti i report generati, col giorno in cui sono nati. Ci clicchi sopra e rileggi quello di tre mesi fa — utile quando serve ricordarsi com'era messa l'azienda in un certo periodo.

30. Assistente — chiedi ai tuoi dati a parole

La domanda che faresti al ragioniere, scritta in italiano.

• Scrivi nel campo in basso e premi invio: l'Assistente cerca nei tuoi dati e risponde in italiano.
• Sotto la risposta, il bottone "Mostra i dati" apre la tabella vera su cui la risposta è costruita, riga per riga: non devi credere sulla parola, puoi guardare.
• I due pollici, "Corretta" e "Non corretta", servono a insegnargli: una risposta segnata come corretta viene memorizzata, e la prossima volta quella domanda la sa già.
• La conversazione continua: puoi chiedere «e l'anno scorso?» e lui capisce di cosa stai parlando.

31. Registro attività — chi ha fatto cosa

La risposta pronta a «chi ha cambiato questo prezzo? chi ha cancellato quell'ordine?».

Un cancelliere automatico vive dentro il database e verbalizza ogni atto sulle tabelle che contano — commesse, preventivi, fatture emesse e ricevute, ordini fornitori, DDT, partite, incassi e pagamenti, clienti e fornitori, e chi sono gli utenti e cosa possono fare. Per ogni operazione registra chi, quando, cosa: con la fotografia di com'era la riga prima e com'è dopo.

La pagina

È il verbale sfogliabile: ogni riga ha il bollino dell'azione (Creazione verde, Modifica ambra, Cancellazione rossa), la sezione toccata, il documento riconoscibile dal suo numero o nome, l'autore e data e ora. Filtri in testa per sezione e tipo di azione. E il pezzo forte: clicchi una modifica e vedi solo i campi cambiati, con il valore barrato di prima e quello nuovo in evidenza — niente da interpretare, la differenza è servita.

Perché è una garanzia (anche di vendita)

• Nessuno può manometterlo: scrive solo il database, in automatico; via app il registro è di sola lettura. E non è nemmeno svuotabile: il comando che azzera una tabella in un colpo solo è stato tolto a tutti gli utenti dell'applicazione, su ogni tabella, e le tabelle create in futuro nascono già senza.
• Riservato per davvero: non basta essere amministratori — lo vedono solo le email autorizzate dal proprietario. Per tutti gli altri la voce di menù nemmeno compare, e la protezione sta nel database.
• Zero fatica: non c'è nulla da attivare o ricordare. Anche le modifiche fatte dagli automatismi (import fatture, generazioni) finiscono a verbale.
• Le operazioni "fuori app" compaiono come "Sistema o SQL": si vede anche quello che non passa dal login.
• Furbizia anti-rumore: un salvataggio che non cambia nulla non viene verbalizzato, e nemmeno il cambio del tema personale. È l'unica cosa esclusa: il codice del calendario personale, per esempio, è una credenziale e resta sorvegliato.

Disconnettere una persona da remoto

Chi lavora in cantiere o in magazzino non ha il tasto "Esci": il suo portale è pensato per non avere distrazioni, e il dispositivo arriva già configurato dall'azienda. Il rovescio della medaglia è che quella sessione, da sola, non si chiude mai — e un turno finisce, un telefono si condivide, una persona cambia lavoro. Per questo il comando sta dalla tua parte: Super Admin → Utenti, accanto a ogni persona, il tasto Disconnetti. Chiude la sua sessione su tutti i dispositivi in una volta. È più forte di un "Esci" sul telefono, perché funziona anche quando quel telefono non ce l'hai più sotto mano. La password non cambia: se serve anche quella, il tasto accanto imposta una password provvisoria.

32. Il contratto e la firma con codice

Il preventivo diventa Accettato, il contratto nasce già compilato e parte verso il cliente. Il cliente firma dal telefono con un codice; il contratto firmato torna in Firekeeper da solo.

Cosa decidi in Impostazioni → Contratto e firma

• Quando un preventivo viene accettato — una tendina, tre scelte: 1 · Nessun contratto; 2 · Lo prepara, lo controllo e lo invio io; 3 · Tutto automatico («Segna Accettato» e parte tutto).
• Sistema di firma — Nessuna firma (solo invio); Fuori da Firekeeper (il cliente firma come vuole, tu carichi la copia); firma con OTP (firma elettronica secondo il Regolamento europeo eIDAS, senza canone, si paga solo a firma avvenuta: è lo stesso fornitore delle fatture elettroniche).
• Tipo di firma — Semplice (al cliente basta il codice OTP: veloce ed economica) oppure Avanzata, quella col peso legale più solido: prima di firmare il cliente verifica la sua identità con un documento (carta d'identità, patente o passaporto) direttamente nella pagina di firma, e il codice arriva solo via SMS. Se un domani qualcuno dicesse «quella firma non è mia», con l'avanzata hai in mano la prova d'identità, non solo il codice. Il cellulare del firmatario diventa obbligatorio.
• Codice OTP via (con la firma semplice) — SMS (consigliato) o email. Con l'SMS serve il cellulare del firmatario: se manca, il contratto resta preparato e all'invio ti viene chiesto.
• Come firma il cliente — disegna col dito, scrive il nome, o entrambe.

I modelli di contratto

Ne crei quanti te ne servono (vendita, servizi, noleggio…). C'è già il modello di casa: proposta irrevocabile di acquisto, condizioni particolari e trenta articoli di condizioni generali, con la dichiarazione delle clausole da approvare con la seconda firma. Uno dei modelli è il predefinito; se i modelli sono almeno due, nella scheda del preventivo scegli quale usare.

Il testo è semplice da scrivere: # a inizio riga è il titolo di un articolo, una riga vuota separa i paragrafi, - fa un elenco, :: Etichetta | valore una riga del riquadro dati in testa, @@ la dichiarazione di approvazione specifica delle clausole (artt. 1341-1342 c.c.). I segnaposto tra graffe si riempiono da soli: {cliente}, {azienda}, {numero_preventivo}, {totale}, {pagamento}, {termine_consegna}… L'elenco completo è accanto all'editor; «Anteprima PDF» mostra il risultato su un preventivo vero.

Il PDF ha la veste di un contratto vero: cartiglio con numero e data, banda del titolo, le due parti affiancate, la scheda dati, articoli numerati, intestazione e piè su ogni pagina, e l'ultima pagina coi riquadri di firma: il fornitore, il cliente, e la seconda firma del cliente per le clausole vessatorie. Ogni contratto è una fotografia: il testo compilato quel giorno e l'impronta del PDF restano archiviati anche se poi cambi il modello.

La scheda Contratto, nel preventivo

Sotto la fascia del preventivo accettato. Mostra stato, numero, modello, a chi è stato inviato e quando, il firmatario, la data della firma, gli eventuali errori. I bottoni sono in tre gruppi:

• Prossimo passo — uno solo, quello giusto per il momento: Genera contratto → Invia al cliente → Ricontrolla la firma.
• Documenti — Contratto (PDF); a firma avvenuta, Contratto firmato e Traccia di audit.
• Altre azioni — Rispedisci, Copia link di firma, Carica copia firmata a mano, Rigenera (con la scelta del modello), Annulla.

In fondo il diario: ogni passaggio con data e ora. Il Commerciale ha le stesse leve della Direzione: il contratto è il suo lavoro.

La firma sulla carta è sempre possibile

Con qualunque sistema impostato: per i clienti poco pratici stampi il contratto, lo firmano dal vivo, e tu carichi il PDF o una foto del foglio con «Carica copia firmata a mano». Se era già partito il link col codice, viene annullato da solo.

Le regole che proteggono il lavoro

• Un preventivo ha un solo contratto attivo: Rigenera annulla il vecchio e revoca il link già inviato.
• Se il preventivo viene annullato o rifiutato, i contratti in attesa si annullano da soli.
• Se la firma fallisce o il contratto non nasce, arriva un avviso su Slack; quando il cliente firma, suona «Contratto firmato».
• Dal portale il cliente vede «Firma il contratto» finché è in attesa, poi «Contratto firmato».

33. Notifiche su Slack — l'app che ti avvisa da sola

Quando succede qualcosa che richiede una tua azione, ti arriva un messaggio sul telefono. Senza che nessuno debba telefonare a nessuno.

Le regole d'oro (perché non diventi rumore)

• Si avvisa chi deve AGIRE, mai chi ha già agito. Se il preventivo lo accetti tu, l'avviso non arriva a te: lo sapevi già. Arriva all'amministrazione, che deve generare gli ordini.
• Ogni ruolo riceve il suo. Il tecnico sa dei suoi interventi, il magazzino della merce da preparare, il commerciale dei SUOI clienti (e solo dei suoi), la direzione della staffetta preventivi→ordini e delle fatture scartate.
• Le cose ricorrenti arrivano riepilogate. Sei commesse scoperte = un messaggio con l'elenco, non sei messaggi.
• Se non c'è niente da dire, silenzio. Niente avvisi di cortesia: quando Firekeeper scrive, c'è un motivo.
• Una notifica non intralcia mai il lavoro. Se Slack è giù, lo scarico o la fattura vanno avanti lo stesso; il tentativo resta scritto nel registro col suo motivo.

Le stanze dentro Slack

Gli avvisi non arrivano come un unico rullo: ognuno va nella sua stanza. Quelli di squadra vivono in tre canali — #firekeeper-amministrazione (soldi e documenti), #firekeeper-magazzino (la merce), #firekeeper-allarmi (la salute del sistema) — e lì partono una volta sola, per tutti: chi entra nel canale li segue, chi esce non li riceve più. Gli avvisi personali (l'intervento assegnato al tecnico, le risposte dei TUOI clienti, l'esito di una richiesta di ferie, la prova di invio) restano messaggi diretti, mirati. E ogni tipo ha il suo simbolo fisso (📋 ordini, 💶 scaduti, 📦 scorte, 🔧 interventi, ⚠️ allarmi…): il giro del mattino porta in più il sole ☀️.

Gli avvisi immediati

• Preventivo accettato: ordini da generare — la staffetta commerciale→amministrazione, che prima era una telefonata.
• Preventivo accettato o rifiutato dal cliente — al commerciale del cliente, solo per i suoi.
• Ordini fornitori generati — il commerciale sa che la merce è in ordinazione, senza chiamare.
• Fattura scartata dallo SDI — blocca l'incasso: va corretta e rimandata, e la direzione lo sa al secondo.
• Intervento assegnato o spostato — al tecnico interessato, e solo a lui.
• Merce da preparare — al magazzino, aggregata per commessa.
• 🛍️ Ordine dal negozio online — il sito ha consegnato una vendita e il sistema ha creato tutto da solo.
• ✍️ Contratto firmato (e ⚠️ firma in errore) — il cliente ha firmato col codice: il documento è già in archivio.
• 📥 Risposta del fornitore — la risposta a un ordine è rientrata e l'AI l'ha letta: conferma, problema o domanda.
• 📨 Richiesta dal sito — qualcuno ha compilato il form di contatto: il lead è già in «Richieste nuove». Un contatto commerciale non aspetta il lunedì.
• 🧍 Richiesta di ferie o permesso — a chi deve decidere; la risposta torna solo a chi ha chiesto.

Il giro del mattino (il controllo di ciò che NON è successo)

Ogni mattina alle 6:45 Firekeeper controlla quello che nessun evento segnala da solo, e manda un riepilogo per argomento: preventivi accettati senza ordini (con ⚠️ su quelli col montaggio vicino), scorte sotto la soglia di riordino (la soglia si imposta articolo per articolo), scaduti da incassare e da pagare col totale in euro — perché il denaro fermo si vede meglio in cifra che in elenco — commesse sotto il 10% di margine, DDT da emettere e merce consegnata non ancora fatturata. E il giro notturno del Timesheet aggiunge il riepilogo delle persone: sovraccarichi, timesheet mancanti, scostamenti.

Impostazioni → Notifiche: la plancia di comando

• Il canale: un interruttore solo, acceso/spento, che governa TUTTE le consegne. Il token del bot vive nei segreti della piattaforma, mai in pagina.
• Gli avvisi per persona: scegli una persona e vedi tutti gli eventi — quelli di squadra mostrano la loro stanza (→ #canale), quelli personali il loro interruttore. Ognuno nasce col default sensato del suo ruolo; un tocco e diventa una scelta esplicita. Nessuno configura venti interruttori a mano.
• Prova di invio: un bottone che manda un messaggio di prova VERO alla persona scelta, passando da tutto il giro reale. Se non arriva, il motivo compare subito.
• Ultime notifiche: il registro degli invii con l'esito di ognuno — inviata, saltata (e perché), fallita (e perché).

Il diario in casa: i timbri degli automatismi

Slack va e viene; l'app resta. Ogni cosa che Firekeeper fa da sola lascia perciò anche un timbro dentro l'app, oltre alla notifica: così sai sempre se è andata in porto, anche a messaggio Slack ormai scorso. Il timbro dice tre cose — cosa è successo, com'è andata e quando — con un solo colpo d'occhio sull'esito: verde = fatto, rosso = fallito, ambra = da controllare (partito, ma esito ancora incerto).

Il timbro compare dove la cosa accade. Sulla fattura vedi «Inviata al Sistema di Interscambio», «Consegnata», oppure in rosso «Scartata dallo SDI» col motivo; e tutti i timbri dei documenti di una commessa si radunano sulla commessa, nel pannello «Diario automatico» — un'unica riga del tempo di ciò che è stato fatto in automatico su quel lavoro, ognuno col link per saltare all'oggetto. I primi automatismi che timbrano sono la firma del contratto (firmato, rifiutato, in errore) e gli esiti SDI della fattura; gli altri si aggiungono col tempo.

34. Le email che escono da Firekeeper

Tutte le email dell'app hanno la stessa veste, e ognuna dice al cliente o al fornitore cosa fare.

Ogni email che parte da Firekeeper — preventivi e documenti inviati a mano, ordini ai fornitori, conferme d'ordine del negozio, avvisi ai clienti, DDT, contratto da firmare e copia firmata — ha la stessa impaginazione: l'intestazione col nome della tua azienda, il testo in paragrafi puliti, un bottone quando c'è qualcosa da fare (come «Firma il contratto»), gli elenchi ben leggibili (le righe di un ordine), gli avvisi importanti in un riquadro (la frase «Rispondi a questa email» degli ordini), e il piè coi contatti. Una versione solo testo viaggia sempre insieme, per i programmi di posta più vecchi.

I testi si scrivono in Impostazioni: «Testi delle email» (ordine al fornitore, preventivo al cliente) e «Contratto e firma» (email del contratto). Vuoto = il testo di casa. E ogni invio finisce nel registro delle email: data, destinatario, copie, oggetto, allegato, chi l'ha mandata.

35. Impostazioni

La stanza dei bottoni, solo per la Direzione — a linguette: Azienda, Documenti e fisco, Ordini, Banche, Notifiche, Timesheet, Contratto e firma, Aspetto, Utenti e permessi, Import dati. La regola è sempre quella: imposti una volta, i documenti ereditano da soli.

• Predefiniti dei documenti (linguetta Documenti e fisco) — il cuore della regola aurea: condizioni di pagamento (unica soluzione / rate / anticipo), modalità (bonifico, RiBa, carta…), giorni di scadenza, esigibilità IVA con lo split payment per gli enti pubblici, il reverse charge in uscita coi codici veri dell'edilizia (N6), il momento della fatturazione (manuale / anticipata / alla consegna) e una dicitura fissa che compare su ogni fattura. Ogni fattura nuova — creata a mano, da preventivo, da DDT (singolo o riepilogativo) o a SAL — nasce già vestita così. E c'è la catena cliente → azienda: nella scheda di ogni cliente imposti le SUE regole e per lui vincono quelle; le caselle vuote ereditano dall'azienda. Cambi cliente su una bozza? La fattura si riveste da sola. Col «momento della fatturazione» su "anticipata" la bozza nasce all'accettazione del preventivo, su "alla consegna" nasce all'emissione del DDT — sempre in bozza, sempre con l'ultima parola tua.
• Lavoro e tariffe (stessa linguetta): la tariffa oraria predefinita proposta alle ore fatturabili e il costo orario di riserva dell'azienda.
• Timesheet: le sette regole del modulo Risorse — soglie, severità (informazione / attenzione / blocco) e destinatari degli avvisi (capitolo 9).
• Dati aziendali: ragione sociale, P.IVA, contatti, logo — finiscono su PDF e fatture.
• Email per le risposte: le mail inviate dall'app escono a nome della tua azienda; qui decidi in quale casella ti arrivano le risposte di clienti e fornitori. Se resta vuota, si usa l'email aziendale normale.
• Ordini: gli interruttori del pilota automatico (genera da solo gli ordini dai preventivi interni e dagli ordini del negozio; invio automatico ai fornitori) e i testi delle email.
• Conti bancari: gli IBAN da proporre in fattura, con quello predefinito.
• Permessi del Commerciale: l'interruttore per fargli vedere (o no) gli ordini fornitori nelle commesse — sempre senza prezzi.
• Utenti: crei gli account col loro ruolo, li disattivi quando non servono più e — con un doppio passo di sicurezza — li cancelli definitivamente (prima si disattiva, poi compare "Elimina": mai cancellazioni al volo di utenti attivi, e chi ha lavoro registrato a suo nome resta protetto). Col bottone "Password" imposti una password provvisoria a chi l'ha dimenticata.
• Terminologia: le parole dell'app si adattano al tuo mestiere ("commesse" può chiamarsi "cantieri", "Timesheet" può chiamarsi come vuoi) — e anche i nomi dei ruoli: di fabbrica sono Direzione, Tecnico, Commerciale, Magazzino, Cliente e Dipendente, ma ogni azienda li ribattezza come vuole.
• Moduli: le funzioni si accendono e spengono per azienda (magazzino, DDT, risorse e allocazioni, e-commerce…). E coi Profili rapidi vesti l'azienda in un click: "Azienda a commesse" accende tutto il corredo classico, "Società di servizi" — per chi vende consulenza, informatica, progetti — spegne magazzino e DDT (spariscono da menù e bottoni, zero rumore) e rinomina le Commesse in Progetti. Come sempre: il profilo imposta, tu poi ritocchi ogni interruttore.
• Personalizzazione (modulo premium): logo e colori tuoi, tema per ogni utente.

Gli stati si leggono a colpo d'occhio — e anche da chi non distingue i colori

Ogni stato dell'app (una commessa, una fattura, un ordine, un DDT, una nota spese) ha la sua pastiglia, e la pastiglia non parla solo col colore: porta anche un segno. ✓ verde = è finita bene (consegnato, pagato, incassato). ● blu = procede, non tocca a te (in corso, ordinato, in transito). ▲ arancione = serve una mano adesso (in attesa, manca merce, da approvare). ✕ rosso e pastiglia PIENA = è andata male (scaduta, annullata, rifiutata). ○ grigio = non è ancora partita (una bozza non è un problema). Perché tanta attenzione: un uomo su dodici non distingue il verde dal rosso, e verde e arancione per un daltonico sono praticamente lo stesso colore — col blu la differenza si moltiplica per cinque. E il pieno contro il vuoto si vede anche in fotocopia e col telefono al sole in cantiere, dove il colore sbiadisce.

Aspetto — quattro temi, una sola casa

Il marchio di Firekeeper è una fiamma custodita da due mani, con una sfumatura verticale: rame alla base, verde in punta. Da lì nascono i temi, e la regola è una: aprendo l'app di giorno o di notte devi sentirti nello stesso posto. Cenere (scuro: grigio senza tinta — il verde è l'unica cosa viva sullo schermo) e Cenere chiara (la gemella diurna) sono la dotazione di base, perché la luce non è un vezzo, è ergonomia: chi lavora col sole in faccia deve poter leggere. Col pacchetto premium arrivano due livree sulla stessa ossatura: Terminale (verde fosforo, tutto in monospazio — la console) e Sentinella (acciaio e blu di segnalazione — la sala di controllo). Non cambia solo il colore: la forma è condivisa da tutti — angoli vivi, filetti da 1px, niente riquadri che galleggiano, numeri in colonna come su un foglio contabile — quindi si corregge in un posto e cambiano tutti e quattro. Il tema è personale: si sceglie da Impostazioni → Aspetto e vale solo per te; nel menù resta il sole/luna per passare chiaro↔scuro al volo. E il caldo non è arredamento: l'arancione vuol dire una cosa sola — «serve una mano adesso». Usarlo per fare atmosfera sarebbe gridare al lupo tutto il giorno.

36. Il Cestino

Niente si perde per sbaglio. Mai.

• Il cestino esiste per: richieste, preventivi, commesse, DDT, clienti, fornitori, ordini, note spese e prodotti del listino.
• Le voci collegate ad altro (es. una richiesta già diventata preventivo, un cliente con fatture) non si possono eliminare: il sistema lo spiega e le lascia nel cestino.
• Le fatture non hanno cestino di proposito: sono documenti fiscali, si annullano con nota di credito.

37. Firekeeper sul telefono — l'ufficio in tasca

Le stesse pagine dell'ufficio, ridisegnate per lo schermo stretto: comandi che non si muovono, un'azione alla volta.

Firekeeper non ha un'app «ridotta» per il telefono: è la stessa app, che sotto i 768 px cambia forma da sola. Il computer non cambia di un pixel — è una regola di costruzione, non una promessa.

• Il documento aperto (fattura): i due comandi principali — Invia a SDI e Genera PDF — stanno in una barra in fondo allo schermo, ancorata, che resta ferma mentre scorri il documento. In alto restano solo «← Fatture» e «Altro».
• Il tasto «Altro» non apre una tendina ma un foglio a tutto schermo: una voce per riga, grande da toccare, Elimina in fondo in rosso, «Annulla» sempre nello stesso posto.
• Le liste (fatture, preventivi, DDT, clienti, fornitori, commesse, ordini, interventi, ore, note spese, canoni…): ogni riga si dispone su due piani — sopra numero, nome e importo; sotto data e stato — e resta un blocco unico a righe attaccate. Il piede coi totali resta ancorato in fondo mentre scorri; le linguette e i filtri scorrono di lato invece di andare a capo.
• La contabilità (scadenzario, bilancio, prima nota, banca, IVA…): prima il totale, poi il dettaglio vale anche in tasca — il dato grande resta grande, le altre celle della fascia scorrono di lato attaccate.
• Le schede (clienti, fornitori, impostazioni, ordine): campi a una colonna, grandi da toccare, la guida di ogni sezione diventa una fascia sopra i suoi campi, e i tasti Salva/Annulla stanno in fondo a colonne fisse.
• Le finestre: sul telefono prendono tutto lo schermo — la X in alto a destra, il corpo che scorre, i comandi in fondo che non si muovono.